Neben den organisatorischen Aspekten einer zukünftigen Vorgehensweise werden im Rahmen der Ergebnisdokumentation Lösungsoptionen auf Basis bestehender technischer Verfahren (Stichwörter: ArchiSig, ArchiSafe) konzipiert.

INFORA unterstützt Sie mit dem QuickCheck:eLangzeitspeicherung bei dem Design einer rechtssicheren elektronischen Aufbewahrungslösung von der Entstehung der Dokumente bis hin zur langfristigen rechtskonformen Verwahrung in der Altregistratur und der Aussonderung gegenüber dem staatlichen Archiv.

Die Bewertung

Im Anschluss erfolgen eine aussagekräftige Bewertung des IST-Zustands sowie eine Schwachstellenanalyse mit den Schwerpunkten Organisation, Technik sowie Rechts- und Beweissicherheit des bestehenden Vorgehens zur Aufbewahrung und Aussonderung der betreffenden Unterlagen.

Aufzeigen von Handlungsfeldern und Maßnahmen
Aufbauend auf der IST- und Schwachstellenanalyse benennen wir die zu berücksichtigenden Handlungsfelder und zielführenden Maßnahmen. Danach wird gemeinsam mit dem Auftraggeber eine Priorisierung der notwendigen Schritte vorgenommen.

Ergebnisdokumentation
Die Ergebnisse des QuickChecks werden dem Auftraggeber in Form einer Ergebnispräsentation und eines kompakten Ergebnisdokuments übergeben. Zusätzlich entwerfen wir einen Projektplan, der den Verlauf eines etwaigen Folgeprojekts in strukturierter Form veranschaulicht.

Vorgespräch

In einem Vorgespräch werden die aktuellen Fragestellungen sowie die Zielsetzungen des Kunden im Themenumfeld von Langzeitspeicherung und Archivierung abgestimmt, um das Projektdesign des QuickChecks optimieren zu können.

Das Vorgehen

Das Vorgehen zur Durchführung des QuickCheck:eLangzeitspeicherung ist in der nachfolgenden Abbildung zusammenfassend dargestellt:

Sichtung der Ist-Situation

Anschließend wird ein angepasster, standardisierter Fragebogen erstellt, der speziell für den Kontext der rechtssicheren Aufbewahrung elektronischer Unterlagen in Zusammenarbeit von INFORA und Sieane entwickelt wurde. Der Fragebogen wird an bis zu zehn Ansprechpartner des Kunden zur Bearbeitung versendet und von uns toolgestützt ausgewertet. Bestehende Rückfragen werden in Form eines vertiefenden Interviews geklärt. Dies dient der Validierung der in den Fragebögen getroffenen Aussagen.

Die Auswertung der gewonnenen Informationen erlaubt eine objektive Identifikation bestehender Schwachstellen hinsichtlich rechtskonformer Langzeitspeicherung und Aussonderung.

Konditionen des QuickCheck:eLangzeitspeicherung

Unser Preis für den QuickCheck:eLangzeitspeicherung beträgt 12.000,00 Euro (zzgl. gesetzlicher
Mehrwertsteuer). Reisekosten werden nach Absprache erstattet.

Der QuickCheck:eLangzeitspeicherung stellt ein Standardvorgehen dar, das auf zehn Beratertage begrenzt ist und mit einem definierten Arbeitsergebnis abgeschlossen wird.

Voraussetzung für die Durchführung des QuickChecks ist die Beteiligung von Bediensteten des
Auftraggebers, die Kenntnisse im Bereich der Prozesse der Einrichtung, der IT-Landschaft und der
Archivierung besitzen.