Neben der Formulierung belastbarer Anforderungen vor einer Vergabe stellt die Entwicklung, Einführung und Betriebsaufnahme einer Fachverfahrenslösung nach der Vergabe in der Praxis die wesentliche Herausforderung für den öffentlichen Auftraggeber dar.
Für die Unterstützung der Verwaltungsprozesse durch Informationstechnologie spielen Fachverfahren die entscheidende Rolle. Über den erreichbaren Nutzen entscheidet dabei nicht nur die Leistungsstärke der IT-Anwendung, sondern vor allem die Passgenauigkeit hinsichtlich der Anforderungen des Bedarfsträgers.
Anforderungs-Management steht dabei nicht nur am Beginn einer jeden Beschaffung, sondern entscheidet wesentlich über den Erfolg eines IT-Projektes. Zunächst gilt es, diese Anforderungen vollständig zu ermitteln und anschließend so zu beschreiben, dass sie eindeutig, testbar und allgemein verständlich sind.
Dieser Anforderungs-Katalog muss validiert werden, d.h. mit den Interessen aller Beteiligten möglichst zur Übereinstimmung kommen, und anschließend operationalisiert werden, dass in eine systematische Struktur gebracht – die auch Abhängigkeiten berücksichtigt – und mit Prioritäten versehen werden.
Aufgrund konkreter Anforderungen kann eine Marktsichtung erfolgen, die die Frage beantwortet: Kaufen (und Anpassen) einer Standard-Anwendung oder Entwickeln einer Individual-Lösung (make or buy). Ebenso ist dies die Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Begründung der Haushaltsmittel.
Neben den fachlichen Anforderungen stehen die technischen Rahmenbedingungen, die wesentlich für die Umsetzung, aber vor allem für einen effektiven und effizienten Betrieb des IT-Verfahrens sind. Beides zusammen fließt in die Leistungsbeschreibung (Lastenheft) sowie in die Ermittlung der Kriterien für die Auswahl geeigneter künftiger Austragnehmer ein.
Der öffentliche Auftraggeber kann so im formalisierten Verfahren einer Vergabe einerseits einen rechtskonformen Ablauf sicherstellen – wozu auch die Erstellung weiter Vergabeunterlagen gehört –, anderseits auch so steuern, dass ein zielorientiertes Ergebnis erreicht wird.
Abgerundet wird diese ganzheitliche Vergabeunterstützung durch die Erstellung fachlich begründeter Bewertungskriterien sowohl für Leistungs- als auch Preiskennzahlen. Die erstellten Verdingungsunterlagen dienen nicht nur zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots, sondern bilden auch die wesentliche Vertragsgrundlage für die Umsetzungs- und Betriebsphase des künftigen Fachverfahrens.
Strukturiertes Anforderungsmanagement bildet zudem die Voraussetzung, um im Rahmen eines Änderungsmanagements auch mit sich ändernden Anforderungen bzw. Rahmenbedingungen umzugehen.
Abschließend sind die ermittelten Anforderungen auch prägend für die Definition von Diensten und die an sie gestellten Dienstgüteanforderungen, wenn für den Betrieb der Fachverfahren Service Level Agreements vereinbart werden.
INFORA orientiert sich neben industriellen Standards dabei vor allem am Vorgehensmodell (V-Modell) des Bundes und eigener bewährter Praxis aus jahrzehntelanger Projekterfahrung.
Unsere Beratungsleistungen im Überblick
Für die Unterstützung der Verwaltungsprozesse durch Informationstechnologie spielen Fachverfahren die entscheidende Rolle. Über den erreichbaren Nutzen entscheidet dabei nicht nur die Leistungsstärke der IT-Anwendung, sondern vor allem die Passgenauigkeit hinsichtlich der Anforderungen des Bedarfsträgers.
Anforderungs-Management steht dabei nicht nur am Beginn einer jeden Beschaffung, sondern entscheidet wesentlich über den Erfolg eines IT-Projektes. Zunächst gilt es, diese Anforderungen vollständig zu ermitteln und anschließend so zu beschreiben, dass sie eindeutig, testbar und allgemein verständlich sind.
Dieser Anforderungs-Katalog muss validiert werden, d.h. mit den Interessen aller Beteiligten möglichst zur Übereinstimmung kommen, und anschließend operationalisiert werden, dass in eine systematische Struktur gebracht – die auch Abhängigkeiten berücksichtigt – und mit Prioritäten versehen werden.
Aufgrund konkreter Anforderungen kann eine Marktsichtung erfolgen, die die Frage beantwortet: Kaufen (und Anpassen) einer Standard-Anwendung oder Entwickeln einer Individual-Lösung (make or buy). Ebenso ist dies die Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung zur Begründung der Haushaltsmittel.
Neben den fachlichen Anforderungen stehen die technischen Rahmenbedingungen, die wesentlich für die Umsetzung, aber vor allem für einen effektiven und effizienten Betrieb des IT-Verfahrens sind. Beides zusammen fließt in die Leistungsbeschreibung (Lastenheft) sowie in die Ermittlung der Kriterien für die Auswahl geeigneter künftiger Austragnehmer ein.
Der öffentliche Auftraggeber kann so im formalisierten Verfahren einer Vergabe einerseits einen rechtskonformen Ablauf sicherstellen – wozu auch die Erstellung weiter Vergabeunterlagen gehört –, anderseits auch so steuern, dass ein zielorientiertes Ergebnis erreicht wird.
Abgerundet wird diese ganzheitliche Vergabeunterstützung durch die Erstellung fachlich begründeter Bewertungskriterien sowohl für Leistungs- als auch Preiskennzahlen. Die erstellten Verdingungsunterlagen dienen nicht nur zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots, sondern bilden auch die wesentliche Vertragsgrundlage für die Umsetzungs- und Betriebsphase des künftigen Fachverfahrens.
Strukturiertes Anforderungsmanagement bildet zudem die Voraussetzung, um im Rahmen eines Änderungsmanagements auch mit sich ändernden Anforderungen bzw. Rahmenbedingungen umzugehen.
Abschließend sind die ermittelten Anforderungen auch prägend für die Definition von Diensten und die an sie gestellten Dienstgüteanforderungen, wenn für den Betrieb der Fachverfahren Service Level Agreements vereinbart werden.
INFORA orientiert sich neben industriellen Standards dabei vor allem am Vorgehensmodell (V-Modell) des Bundes und eigener bewährter Praxis aus jahrzehntelanger Projekterfahrung.
Unsere Beratungsleistungen im Überblick
- Koordination/Controlling des Projektmanagements
- Multiprojekt-/Projektportfoliomanagement
- Externe Wahrnehmung von Projektrollen, z. B. Technischer Chef-Designer (TCD)
- Mitwirkung in der Freigabe der Projektdokumente
- Mitwirkung im Änderungsmanagement
- Veränderungsmanagement
- Qualitätsmanagement
- Risikomanagement
- IT-Sicherheitskonzepte
- Qualifizierungskonzepte
