Archivierung

Die Beratung öffentlicher Institutionen mit Fokus auf Bundes- und Landesbehörden sowie staatliche Archive und Unternehmen in Strategien und Lösungen zur Langzeitarchivierung zählt zu den Schwerpunkten unserer Tätigkeit.
Auf Grundlage unserer fundierten Kenntnisse der einschlägigen Standards und Normen sowie der informationsfachlichen, rechtlichen und technischen Anforderungen entwickeln wir für unsere Kunden individuelle Konzepte und Strategien für eine revisionssichere Langzeitarchivierung einschließlich Lösungen zur Aussonderung und dauerhaften Archivierung im historischen Archiv. In diese Konzeptionen fließen unsere Erfahrungen aus konkreten Archivierungsprojekten unmittelbar ein.

Unser Kompetenzzentrum Strukturen & Prozesse ist maßgeblich an der Entwicklung und Fortschreibung einschlägiger Standards und Best Practices zur Archivierung beteiligt. Darüber hinaus sind unsere Berater in den führenden fachbezogenen Gremien und Verbänden vertreten. Sie prägen auch dort die Weiterentwicklung von Normen und Standards der analogen wie digitalen Archivierung. Daneben pflegt INFORA den aktiven Austausch mit Hochschulen sowie aktuellen Forschungsprojekten im Archivierungsumfeld.

Qualifikation

Für die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte stellen wir hohe Anforderungen an die Qualifikation und Kompetenz unserer Berater. Eine typische Qualifikation dieser Berater ist folgendermaßen gekennzeichnet:
  • Abgeschlossenes Studium unterschiedlicher Fachgebiete
  • Fundierte Kenntnisse im Records Management und Dokumentenmanagement, der IT, der analogen wie digitalen Archivierung, in Indexierung und Retrieval einschließlich entsprechender Systeme und Verfahren
  • Fundierte Kenntnisse der rechtlichen und fachlichen Grundlagen der befristeten und dauerhaften Archivierung in Behörden und Unternehmen
  • Umfassende Erfahrung bei der Anwendung der einschlägigen Standards und Normen wie DOMEA, OAIS, PDF/A, GdPdU, GoBS ISAD (G), ArchiSig/ArchiSafe, ISO-9706
  • Langjährige Erfahrung sowohl bei der konzeptionellen Vorbereitung wie auch der erfolgreichen Umsetzung von Archivierungs-Projekten
  • Tiefe, wiederum durch praktische Erfahrungen geprägte Kenntnis der “tatsächlichen” Probleme unserer Kunden
  • Hohe Sozial- und Methodenkompetenz

Projektaufgaben

Im Rahmen der von uns begleiteten Projekte nehmen die INFORA-Berater ein breites Spektrum an Aufgaben wahr:
  • Analyse und Weiterentwicklung bestehender Richtlinien und Best Practices sowie Neukonzeption
  • Anforderungsdefinition, Definition, Auswahl und Beschaffung von Verfahren und Systemen zur Dokumentenkonversion sowie der folgenden Archivierung
  • Erstellung der erforderlichen Konzepte unter Berücksichtigung bspw.:
    • der vorhandenen Altakten/ Systeminfrastruktur
    • von Rechts- und Rahmenbedingungen
    • der Definition des Archivierungsverfahrens, der Einbindung der digitalen Signatur
    • und der Entwicklung von Aussonderungsverfahren
  • Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen
  • Erstellung von Verfahrensdokumentationen nach GoBS
  • Marktanalysen und Benchmarking von Dienstleistern und Systemanbietern
  • Coaching und Schulung von Kundenmitarbeitern in den Themen analoge und digitale Langzeitarchivierung
  • Qualitätssicherung bei der Einführung von DMS/VBS/ECMS sowie Archivsystemen