Der Bezirk Oberbayern greift auf die Unterstützung von INFORA für die Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zurück

Der Bezirk Oberbayern ist eine in der Verfassung des Freistaates Bayern verankerte kommunale Gebietskörperschaft. Der Bezirk hat das Recht und die Pflicht, überörtliche Aufgaben der Daseinsvorsorge, die über die Zuständigkeit oder das Leistungsvermögen der Landkreise und kreisfreien Städte hinausgehen, im Rahmen der Gesetze zu ordnen.

In erster Linie ist der Bezirk Oberbayern überörtlicher Sozialhilfeträger und damit zuständig für die Hilfe zur Pflege. Den zweiten Aufgabenschwerpunkt bildet die psychiatrische und neurologische Versorgung der oberbayerischen Bevölkerung. Dafür unterhält der Bezirk Oberbayern über sein Kommunalunternehmen psychiatrische und neurologische Fachkrankenhäuser. Die Kultur- und Heimatpflege komplettieren das breite Spektrum der Bezirksaufgaben: Ein Heimatpfleger und ein Volksmusikpfleger kümmern sich um die Bewahrung und Weiterentwicklung überlieferter Traditionen der Region. Persönlichkeiten, die sich um die Kultur in Oberbayern verdient gemacht haben, werden vom Bezirk mit dem Oberbayerischen Kulturpreis geehrt. Im Abstand von zwei Jahren veranstaltet der Bezirk die Oberbayerischen Kulturtage. Der Bezirk Oberbayern ist Träger von Fach- und Sonderschulen, verschiedener Museen und des Kultur- und Bildungszentrums Kloster Seeon. Fachberatungen für Fischerei und Imkerei sowie Aufgaben im Landschaftsschutz runden die Zuständigkeiten des Bezirks ab.

Der Bezirk Oberbayern hat im Jahr 2007 mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) begonnen. Auf Grund zu geringer Benutzerakzeptanz schon bei der Einführung in den Pilotbereichen hat der Bezirk Oberbayern davon abgesehen, das Produkt flächendeckend zum Einsatz zu bringen. Der vorgesehene weitere Roll-out wurde daher gestoppt.

Im Zuge eines Neustarts des DMS-Projektes soll vorab eine Entscheidungsvorlage mit Nutzendarstellung erarbeitet werden, um dem Bezirk Oberbayern valide Argumente zur Abwägung einer Neubeschaffung eines DMS-Systems vs. einem Redesign des vorhandenen DMS Systems zu liefern.

Die INFORA GmbH begleitet, unterstützt und coacht hierbei als neutrales Beratungsunternehmen den Bezirk Oberbayern. Die INFORA GmbH nimmt dabei sowohl konzeptionelle Aufgaben wahr, leitet erforderliche Maßnahmen ein und führt diese durch, um den Projekterfolg sicherzustellen. Aufgrund von Ressourcenengpässen auf Auftraggeberseite wird die Projektleitung für das Projekt von INFORA gestellt.
Konkret erbringen die Berater der INFORA GmbH folgende Unterstützungsleistungen für den Bezirk Oberbayern:

• Übernahme der Projektleitung
• Einrichten eines Akzeptanzmanagements
• Analyse der aktuellen Projektsituation
• Vervollständigung der Ist-Erhebung
• Anforderungsdefinition mit Erstellung eines Lastenheftes
• Erstellen einer Entscheidungsvorlage mit Nutzendarstellung
• Ggf. Durchführung und Begleitung einer Neuausschreibung für ein DMS (Vergabeberatung, Erstellung der Vergabeunterlagen mit Bewertungskriterien, Angebotsbewertung, Führen von Verhandlungsrunden etc.)
• Unterstützung bei der erforderlichen Konzeption für die Pilotierung und Einführung (Kommunikationskonzept, Organisationskonzept, Schulungskonzept, Einführungskonzept etc.)
• Unterstützung bei Implementierung, Test und Schulung sowie Begleitung des Roll-out (mehrstufig)
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