Dokumentenmanagement

Die Beratung von Bundes- und Landesbehörden bei der Organisation ihrer Schriftgutverwaltung, von der Registratur über die Bearbeitung bis zum Archiv, bildet seit Jahren einen Schwerpunkt unserer Tätigkeit.                                           
                                                                                                
Basierend auf unseren fundierten Erfahrungen im Prozessmanagement, des öffentlichen Registratur- und Aktenplanwesens, der Planung und Einführung von Systemen für Vorgangsbearbeitung und Dokumentenmanagement sowie der rechtssicheren Langzeitarchivierung entwickeln wir gemeinsam mit unseren Kunden individuelle Strategien für eine ganzheitliche digitale Aktenführung.

Die Berater unseres Kompetenzzentrums E-Akte begleiten E-Akte-Einführungsprojekte auf allen Ebenen der öffentlichen Verwaltung sowie in der Justiz. Darüber hinaus ist die INFORA in den einschlägigen DMS- und VBS-Gremien vertreten und prägt auch dort die Weiterentwicklung von Normen und Standards im DMS-/VBS-Umfeld. Die in Jahren erfolgreicher DMS-Projekte gewonnenen Erfahrungen werden durch INFORA aktiv in die Weiterentwicklung der geltenden Rechtsvorschriften wie Registraturrichtlinien und GGO eingebracht.

Qualifikation

Für die erfolgreiche Umsetzung unserer Projekte stellen wir hohe Anforderungen an die Qualifikation und Kompetenz unserer Berater. Eine typische Qualifikation dieses Beraters ist folgendermaßen gekennzeichnet:
  • Abgeschlossenes Studium unterschiedlicher Fachgebiete
  • Fundierte Kenntnisse in der Aufbau- und Ablauforganisation der Bundes- und Landesverwaltung sowie der behördlichen Schriftgutverwaltung
  • Umfassende Erfahrung bei der Anwendung der einschlägigen Standards wie DOMEA, MoReq
  • Langjährige Erfahrung sowohl bei der konzeptionellen Vorbereitung sowie der erfolgreichen Umsetzung von DMS/VBS-Projekten
  • Tiefe, wiederum durch praktische Erfahrungen geprägte Kenntnis der “tatsächlichen” Probleme unserer Kunden
  • Hohe Sozial- und Methodenkompetenz

Projektaufgaben

Im Rahmen der von uns begleiteten Projekte nehmen die INFORA-Berater ein breites Spektrum an Aufgaben wahr:
  • Aktenplanrevision und Registraturorganisation
  • Erstellung der erforderlichen Konzepte, angefangen von Prozessanalysen, Fach- und Fachfeinkonzepten über Migrations-, Test- und Abnahmekonzepten bis hin zu Betriebs- bzw. Organisationskonzepten
  • Anforderungsdefinition, Auswahl und Beschaffung von DMS/VBS/ECMS-Verfahren
  • Coaching und Schulung von Kundenmitarbeitern in den Themen Schriftgutverwaltung, Registratur- und Aktenplanwesen
  • Qualitätssicherung bei der Einführung von DMS/VBS/ECMS-Verfahren