Dokumentenmanagementsystem, Vorgangsbearbeitungssystem und Archivierung

Die INFORA-Beratung umfasst alle Aspekte und Aufgabenstellungen zur Einführung, Weiterentwicklung von Systemen zur Verwaltung einer E-Akte, zur Langzeitspeicherung und Archivierung elektronischer Unterlagen bei Behörden oder IT-Dienstleistern unterschiedlichster Größe und Struktur einschließlich des Umgangs mit bestehenden papiergebundenen Registraturen und Archiven.
Die Verwaltungsarbeit in Behörden und Unternehmen ist längst durch elektronische Anwendungen dominiert. Probleme entstehen jedoch häufig durch das Nebeneinander einer Vielzahl von Büro-Anwendungen, Fachverfahren und Ablagebereichen, die es ganz erheblich erschweren, eine alle rechtlichen Anforderungen erfüllende Ablage zu führen. Besonders kritisch sind hierbei z. B. die Integration aktenrelevanter E-Mails und der darin enthaltenen Anweisungen zur Bearbeitung (Geschäftsgang), eine systematische, medienbruchfreie Ablagestruktur, die auch relevante digitalisierte Papierunterlagen vollständig berücksichtigt, ein effizientes Metadatenkonzept zur Steuerung der Recherche und Dokumentenverwaltung sowie eine sichere Langzeitspeicherung. Trotz des Einsatzes komplexer und leistungsfähiger Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssysteme (DMS/VBS) verläuft deren Implementierung und Roll-out häufig nicht erwartungsgemäß, so dass die erhofften Optimierungs- und Effizienzpotentiale nicht ausgeschöpft werden können oder gar ganz ausbleiben.
Ansprechpartner
Geist, Marc

Marc Geist

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Anforderungsmanagement
Bei komplexen IT-Systemen zur elektronischen Verwaltung ist eine effiziente und fehlerarme Entwicklung und Konzeption erforderlich.
Geschäftsprozessoptimierung
Häufig ist bei einer Neueinführung von Systemen zur Verwaltung von Dokumenten und E-Akten die Optimierung bestehender Prozesse gewünscht und erforderlich, um ein medienbruchfreies Arbeiten zu etablieren.
Archivierung
Unterstützung bei der Evaluierung von bestehenden IT-Systemen, bei der Erarbeitung von Grobkonzepten oder dem Aufbau OAIS-konformer Archive.
Einführungsbegleitung
Unterstützung bei der Roll-Out-Begleitung, Evaluierung der Anwenderzufriedenheit, Erarbeitung von akzeptanzfördernden Maßnahmen und ggf. Unterstützung bei deren Umsetzung oder methodische Beratung.    
           
Produktevaluierung
Der effektive Einsatz von bestehenden Systemen in Behörden oder Unternehmen trägt maßgeblich zum wirtschaftlichen Einsatz von IT-Systemen bei.