Eignungsprüfung: Auftraggeber darf gesicherte Erfahrungen seiner externen Berater heranziehen

20.10.2014 In ihrer Entscheidung vom 11.09.2014 (Az.: Z3-3-3194-1-34-07/14) setzte sich die Vergabekammer (VK) Südbayern mit der Frage auseinander, ob und wenn ja wie, ein öffentlicher Auftraggeber Erfahrungen der ihn im Vergabeverfahren beratenden externen Dienstleister im Rahmen der Eignungsprüfung heranziehen darf.
Im zu entscheidenden Fall schrieb der Auftraggeber Bodenbelagsarbeiten im Zusammenhang mit einer Klinikerweiterung EU-weit im offenen Verfahren aus. Zur Unterstützung wurde ein externes Projektsteuerungsbüro mit der Durchführung des Vergabeverfahrens beauftragt. Der Antragsteller gab das günstigste Angebot ab, einziges Zuschlagskriterium war der Preis. Das Projektsteuerungsbüro hatte in anderen Vorhaben bereits mit dem Antragsteller zu tun gehabt, wobei es zu negativen Erfahrungen gekommen war. Unter Bezug auf diese Erfahrungen des Projekt-steuerungsbüro sprach der Auftraggeber dem Antragsteller die Eignung im Hinblick auf die zu erwartende Zuverlässigkeit ab. Sein Angebot wurde ausgeschlossen. Eine Dokumentation oder nähere Ausführungen zu den Negativerfahrungen fanden sich in der Vergabedokumentation nicht. Gegen diesen Ausschluss ging der Antragsteller mit seinem Nachprüfungsantrag vor.

Im Ergebnis hatte der Antragsteller mit seinem Nachprüfungsantrag zwar Erfolg. Denn die unreflektierte Übernahme der Zuverlässigkeitsprognose des Projektsteuerungsbüros ohne eigene Erfahrungen sei nach Ansicht der VK als Ermessensausfall seitens des Auftraggebers zu werten.

Die Entscheidung verdient jedoch besondere Beachtung aufgrund folgender Erwägungen der VK:

Ein öffentlicher Auftraggeber, der selbst keine eigenen Erfahrungen mit dem betreffenden Bieter hat, könne grundsätzlich gesicherte Erfahrungen der von im beauftragten externen Berater heranziehen, ohne dass es dazu eines gesonderten Hinweises in der Bekanntmachung bedarf.

Allerdings dürfe die Vergabestelle die Erfahrungen der von ihr beauftragten Berater nicht ungeprüft zur Begründung der Unzuverlässigkeit eines Bieters heranziehen. Sie müsse zumindest prüfen, ob ein solcher externer Berater ein Eigeninteresse hat, einen bestimmten Bieter als unzuverlässig er-scheinen zu lassen.

Zudem sei vor einem Ausschluss wegen mangelnder Zuverlässigkeit aufgrund der Erfahrungen der vom Auftraggeber beauftragten Berater dem Bieter Gelegenheit zu geben, zu den Vorwürfen Stellung zu nehmen. Dazu sei im Regelfall eine Anhörung des Bieters erforderlich.

Die Prognoseentscheidung bezüglich der Zuverlässigkeit müsse jedenfalls anhand einer ausreichend ermittelten und bewerteten Tatsachen-grundlage erfolgen.

Diese Auseinandersetzung mit den Aussagen des Beraters ist – eigentlich selbstverständlich – auch zu dokumentieren.

Vergabe-Tipp

Diese Entscheidung könnte maßgeblichen Einfluss auf die Eignungsprüfungen in den Vergabeverfahren der öffentlichen Hand haben. Denn gerade in komplexen Verfahren, wie etwa Bauvorhaben oder bei der Beschaffung von IT-Leistungen, ist es durchaus üblich, dass sich öffentliche Auftraggeber von externen Dienstleistern – z.B. Rechtsanwälten, Architekten, Ingenieuren oder Projektsteuerern – beraten und unterstützen lassen. Da diese Berater entsprechende Vergabeverfahren regelmäßig und bei verschiedenen Auftraggebern begleiten, ist ihr Erfahrungsschatz ungleich größer als der des einzelnen Auftraggebers. Und diese Erfahrungen können nunmehr grundsätzlich Berücksichtigung finden. Damit können externe Dienstleister massiven Einfluss auf die Eignungsprüfung von Bietern im Vergabe-verfahren haben bzw. nehmen
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