Erfolgreiches Projektmanagement bei ver.di

17.08.2009 Im Juli letzten Jahres wurde bei der Dienstleistungsgewerkschaft ver.di das Projekt IRIS zur Integration und Reorganisation der IKT-Infrastruktur aus der Taufe gehoben. Der Projektname IRIS ist dabei Programm: IRIS war die Götterbotin der Hera und steht damit für die Information und Kommunikation zwischen den Organisationseinheiten. Ihre Zeichen sind neben dem Regenbogen eine Brücke – und sie symbolisiert das Bestreben, die vielfach vorhandenen Verständnis- und Kommunikationsprobleme zwischen den IT-Mitarbeitern und den Benutzern zu überwinden.
Hinter IRIS verbirgt sich ein äußerst komplexes Projekt, das nicht nur der Umbau des Servernetzes, der Austausch von Arbeitsplatzcomputern und die Einführung von Office 2007 umfasst, sondern noch eine Reihe weiterer Maßnahmen wie beispielsweise die Standardisierung der Software-Anwendungen sowie eine Neustrukturierung der IT-Betriebs- und Betreuungsstrukturen. Diese Maßnahmen zielen darauf ab, die gewerkschaftspolitische Arbeit der ver.di-Mitarbeiter durch Bereitstellung einer modernen IT-Infrastruktur einer einheitlichen und standardisierten Systemumgebung zu unterstützen. Unter dem Dach von IRIS werden somit viele einzelne Aktivitäten umgesetzt, die in ihrer Komplexität und inhaltlichen Verknüpfung ein nachhaltiges und konsequentes Projektmanagement und Projektcontrolling erfordern.

Nachdem INFORA ver.di bereits im Vorfeld von IRIS bei der Erstellung einer umfassenden Migrationsstudie sowie bei der Auswahl eines Migrationsdienstleisters und Hardwarelieferanten unterstützt hatte, wurde das Beratungshaus auch mit der Unterstützung des Projektmanagements und Projektcontrollings betraut. In diesem Rahmen erfolgte gemeinsam mit ver.di die Erarbeitung der Werkzeuge und Regularien für die klassischen Projektmanagement-/Projektcontrollingbereiche. Dazu zählen die Projektplanung, die Aufgaben- und Terminüberwachung, das Risikomanagement, das Vertrags- und Changemanagement sowie das Projektmarketing.

In diesem Projekt wurde neuerlich das Grundverständnis von INFORA zum Projektmanagement bestärkt: Projektmanagement- und -controllinginstrumente können nur dann effizient und effektiv zum Einsatz kommen, wenn das persönliche Miteinander sowie die Projektkommunikation funktioniert. Aus diesem Grund hat ver.di mit INFORA-Unterstützung bei allen Projektaktivitäten die Benutzer und die für die Informationstechnik zuständigen Mitarbeiter nie aus den Augen verloren. Dieses Vorgehen ist aufgrund der Entstehungsgeschichte von ver.di von besonderer Bedeutung, da hier viele Einzelorganisationen zusammengeführt und vereinheintlicht werden müssen.

Im Vorfeld der Systemumstellung wurden deshalb in den Landesbezirken Informationsveranstaltungen durchgeführt, regelmäßig Newsletter erstellt, in alle Teilprojekte Mitarbeiter aus den verschiedenen Landesbezirken einbezogen, eine zentrale Projektdokumentation aufgebaut, Projektinformationen zeitnah und systematisch kommuniziert sowie eindeutige Entscheidungs- und Eskalationswege geschaffen. Dieses Vorgehen hat sich bewährt, so dass auch die für Projekte mit hoher Komplexität typischen Schwierigkeiten erfolgreich bewältigt werden konnten. Derzeit erfolgt der Roll-out der neuen Infrastruktur. Das Projekt wird voraussichtlich im ersten Quartal 2008 abgeschlossen werden.