INFORA berät die Lokalbaukommission der Landeshauptstadt München im Zuge der Bauaktendigitalisierung

17.12.2012 INFORA hat für die Digitalisierung von Bauakten bei der Lokalbaukommission der Landeshauptstadt München ein Grokonzept erarbeitet.
Das Referat für Stadtplanung und Bauordnung der Landeshauptstadt München hat nach Einholung einer Machbarkeitsstudie beschlossen, die für die Digitalisierung von Bauakten erforderlichen Maßnahmen, sowie deren Wirtschaftlichkeit systematisch zu erfassen und zu bewerten.

Damit werden folgende Ziele verfolgt. Zum einen wird den begrenzten Raumkapazitäten in dem Aktenarchiv Rechnung getragen, zum anderen sollen dadurch die Ansprüche an serviceorientierte Dienstleistungen, effizientere Arbeitsabläufe, mehr Transparenz und schnellere Zugriffsmöglichkeiten erfüllt werden. 

INFORA hat dazu ein Grobkonzept erarbeitet und bei der Aktualisierung der Ist-Analyse, der Entwicklung und Bewertung verschiedener Umsetzungsstrategien und –varianten sowie der Erarbeitung eines Entscheidungsvorschlags für eine favorisierte Lösung unterstützt.

Aufgaben der INFORA

• IST-Analyse des Mengengerüsts der bestehenden Bauakte, des Neuzuwachses, der Anteile verschiedener Unterlagen (Pläne, Schriftverkehr, historische Unterlagen)

• Anforderungsanalyse und Evaluierung des bestehenden Systems zur Akten- und Vorgangsverwaltung und –bearbeitung

• Schnittstellenanalyse vom Fachverfahren zum städtischen DMS und externen Fachstellen und Nutzern

• Analyse der Ablauforganisation und Prozessanalyse, um die Arbeiten für die Digitalisierung einzubinden und mit elektronischen Akten bzw. Vorgängen zu arbeiten

• Prüfung der rechtlichen Vorgaben an die Digitalisierung

• Erarbeitung von Kennzahlen

• Stakeholderanalyse
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