Inhaltliche Anforderungen an die Vergabeakte

01.10.2007 Im Beschluss vom 30.07.2007 (Az.: VgK FB 6/07) beschäftigte sich die Vergabekammer Hamburg mit der Frage, welche inhaltlichen Anforderungen an eine während des Vergabeverfahrens zu führende Vergabeakte zu stellen sind.
Grundsätzlich ist eine Vergabeakte immer dann rechtsfehlerhaft, wenn die Dokumentation wesentlicher Verfahrensschritte innerhalb der Vergabeakte fehlt.
Die Vergabekammer stellte fest, dass dies immer dann der Fall sei, wenn die Ergebnisse einzelner Präsentationstermine mit den Bietern nicht ausreichend dokumentiert wurden oder einzelne Gespräche mit den Bietern, Auskünfte und Aufklärungen der Vergabestelle oder Wertungsschritte und Ergebnisse der Angebotsbewertung fehlen. Aus der Vergabeakte müsse ohne weitere Erklärung nachvollziehbar sein, aus welchen Gründen der Auftraggeber einen bestimmten Bieter oder ein bestimmtes Angebot für ungeeignet oder nicht ausschreibungsgemäß gehalten habe. Fehlen solche Begründungen innerhalb des Vergabevermerks, so ist dieser rechtsfehlerhaft.
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