Ordnungsgemäße Kostenschätzung ist Voraussetzung für Aufhebung einer Ausschreibung

07.10.2009 Die VK Rheinland-Pfalz befasste sich in dem Beschluss vom 13. August 2009 (Az.: VK 1-39/09) mit der Frage, unter welchen Voraussetzungen ein Vergabeverfahren von einer Vergabestelle auf Grund eines unwirtschaftlichen Ergebnisses gemäß § 26 Ziff. 1 lit. c VOL/A aufgehoben werden kann.
Dieser rechtlichen Fragestellung lag folgender Sachverhalt zugrunde: Die Vergabestelle schrieb in einem Offenen Verfahren die Miete von Radladern einschließlich der entsprechenden Full-Service-Leistungen und Verkauf gebrauchter Radlader aus.

Im Vorfeld der Vergabe versäumte sie es jedoch, eine entsprechende Kostenschätzung zu erstellen.

Aufgrund einer Entscheidung der Verbandsversammlung teilte die Vergabestelle den Bietern plötzlich mit, dass die Ausschreibung aufgehoben werden müsse, da die vorliegenden Angebote kein wirtschaftliches Ergebnis erwarten lassen.

Die bislang geleasten und nunmehr gekauften Radlader sollten weiterbenutzt werden, die notwendigen Serviceleistungen wollte die Vergabestelle stattdessen freihändig vergeben. Diese Leistungen sollte der bisherige Auftragnehmer erbringen. Der Grund dafür war, dass dies insgesamt etwa 130.000 EUR günstiger als das wirtschaftlichste Angebot gewesen wäre.

Die Vergabekammer hob die Aufhebung der Ausschreibung mit der Begründung auf, dass die Vergabestelle die Voraussetzungen der Aufhebung gemäß § 26 Ziff. 1 lit. c VOL/A nicht dargelegt habe.

Hierfür wäre es erforderlich gewesen, dass das erzielte Ausschreibungsergebnis vom üblichen Marktpreis erheblich abweichen würde. Dazu hätte die Vergabestelle vor Einleitung eines Vergabeverfahrens eine ordnungsgemäße Kostenschätzung erstellen müssen, indem sie vor Einleitung des Vergabeverfahrens die Alternativen hinsichtlich der bestmöglichen Verwendung der Haushaltsmittel untersucht hätte.

Die fehlende Kostenschätzung kann auch nicht durch den angestellten Vergleich zwischen den jetzigen Kosten und den Kosten, die auf Grund der Angebote zu erwarten sind, ersetzt werden. Denn sowohl Leistungsgegenstände als auch Vertragslaufzeiten seien nicht vergleichbar.

Soweit die Vergabestelle selbst nicht in der Lage ist, eine ordnungsgemäße Kostenschätzung zu erstellen, hat sie sich der Hilfe Dritter zu bedienen, so die Vergabestelle in ihrer Begründung weiter. Letztlich muss ein Bieter darauf vertrauen können, dass eine Vergabestelle im Vorfeld der Beschaffung sämtliche Rahmenbedingungen mit hinreichender Sorgfalt ermittelt.

Hinsichtlich der Notwendigkeit einer ordnungsgemäßen Kostenschätzung trägt die Vergabestelle im Nachprüfungsverfahren die Darlegungs- und Beweislast.

Vergabe-Tipp:
Jedem Auftraggeber ist zu empfehlen, vor Einleitung des Vergabeverfahrens neben der Markterkundung eine ordnungsgemäße Kostenschätzung zum geplanten Ausschreibungsverfahren zu erstellen. Die nachträgliche Einführung einer zuvor versäumten ordnungsgemäßen Kostenschätzung während des laufenden Vergabeverfahrens ist vergaberechtlich unzulässig.
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