Shared Service Center stellen klassisches Outsourcing in Frage

02.04.2010 INFORA-Studie: Dieses Modell hat für die Mehrheit der IT-Verantwortlichen positive Perspektiven. Anwender nennen die geringeren Abhängigkeiten als beim Outsourcing als Vorteil der Shared Service Center
Das klassische Outsourcing erfährt besonders auf dem Gebiet der IT-Dienstleistungen zunehmend Konkurrenz durch Shared Service Center. Diese genießen nach einer Erhebung des Beratungshauses INFORA unter IT-Verantwortlichen aus 188 großen Unternehmen und öffentlichen Institutionen eine deutlich wachsende Akzeptanz. Neben wirtschaftlichen Effekten sehen die Befragten vor allem in der geringeren Abhängigkeit von Dritten und der langfristigen Sicherung der strategischen Kompetenz beim Auftraggeber erhebliche Vorteile.

Die Idee der Shared Service Centers (SSCs) verfolgt das Ziel, zentral standardisierbare Dienstleistungen für typische Funktionen des Unternehmens oder der Behörde kostengünstiger und in höherer Qualität bereitzustellen. Dies soll durch Standardisierung der Prozesse, Nutzung von Skaleneffekten und durch fachliche Spezialisierung erreicht werden. Damit werden ähnliche Motive wie beim Outsourcing verfolgt, im Unterschied zu diesem werden die Shared Service Centers jedoch von den Unternehmen bzw. öffentlichen Institutionen selbst betrieben.

Nach der INFORA-Studie hat dieses Modell eindeutig Zukunft. 59 Prozent der Befragten bewerten die Perspektiven von SSCs als „positiv“ oder sogar als „sehr positiv“ (22 Prozent),. Große Skepsis äußern hingegen nur 18 Prozent. Ein weiteres Viertel sieht sowohl positive als auch negative Argumente dafür, ob sich in diesen teilautonom angelegten Serviceorganisationen ein dauerhaft erfolgreicher Ansatz verbirgt.

Für einen Großteil der befragten IT-Leiter stellen die Shared Service Centers damit eine interessante Alternative zur klassischen Auslagerung von IT-Funktionen auf einen externen Dienstleister dar. Für zwei von fünf weisen die SSCs auf jeden Fall Vorteile gegenüber dem Outsourcing auf. Zusätzlich 26 Prozent sind ähnlicher Auffassung, wenngleich mit gewissen Einschränkungen.

Dieses deutliche Meinungsbild bestätigt sich in der INFORA-Studie auch bei der Frage nach dem hauptsächlichen Nutzen des Shared Service Center. 59 Prozent sind der Ansicht, dass sich damit zu hohe Abhängigkeiten von Dritten vermeiden lassen. Noch stärker fallen jedoch mögliche wirtschaftliche Vorteile ins Gewicht. Fast zwei Drittel glauben, dass sich auf diesem Weg die Kosten reduzieren lassen. Auf einem ähnlichen Niveau bewegt sich der Anteil derer, die eine spürbare Steigerung der Leistungsqualität erwarten. An positive Effekte hinsichtlich der Standardisierung der Serviceprozesse sowie der Entlastung dezentraler Ressourcen und einer Konzentration auf Kernkompetenzen glaubt zwar auch über die Hälfte der IT-Verantwortlichen. Hier ist ihr Urteil jedoch etwas zurückhaltender als bei den anderen Nutzenaspekten.

„Zweifellos profitiert die hohe Akzeptanz des Modells Shared Service Center davon, dass einerseits eine zentrale fachliche Konzentration als vorteilhaft empfunden wird, Unternehmen wie öffentliche Institutionen andererseits aber Hemmungen vor dem großen Schritt eines Outsourcings haben“, glaubt INFORA-Geschäftsführer Rainer Ullrich. Allerdings warnt er davor, dass sich ein solches Modell mit automatischer Garantie auf Erfolg realisieren lasse. „Werden dafür nicht die erforderlichen organisatorischen Strukturen und Verfahren bis hin zu einem bedarfsgerechten Leistungsportfolio, präzisen Service Level Agreements und transparenten Preisdefinitionen geschaffen, sind die erwarteten Vorteile kaum zu generieren.“ Ullrich weist aber auch darauf hin, dass die betreffenden Organisationsbereiche frühzeitig in solche Planungen einbezogen werden müssen. „Ihre Akzeptanz ist ein ganz entscheidender Erfolgsfaktor bei den Strategien für Shared Service Centers“, gibt der INFORA-Geschäftsführer zu bedenken.

Was für IT-Dienstleistungen gilt, kann zum Teil auch auf klassische Querschnittsaufgaben mit organisatorischem Schwerpunkt, zum Beispiel Personalmanagement, übertragen werden, INFORA arbeitet an konkreten Umsetzungskonzepten zur Übertragung von Massengeschäft aus Zentralverwaltungen und Z-Abteilungen in SSC. „Da die Ressource Personal immer teurer und knapper wird, sollte sich jedes Unternehmen und jede Behörde fragen, ob wirklich jede Standard-Querschnittsaufgabe im eigenen Haus durch eigene Kräfte wahrgenommen werden muss“, meint Ullrich. Im Zweifel geht dies zu Lasten der Kernfunktionen. „Ein Fachminister zum Beispiel produziert politische Maßnahmen, z. B. Förderprogramme. Hier sieht die Öffentlichkeit den Minister in der Pflicht, hier kann er durch verbesserten Ressourceneinsatz punkten. Dass er mehrere hundert Server in den unterschiedlichen Einheiten seines Hauses selbst betreibt statt mit anderen Ressorts gemeinsam Dienste eines SSC zu nutzen, behindert die Wirksamkeit seiner politischen Maßnahmen, da er mögliche Spielräume nicht ausschöpfen kann“, resümiert Ullrich.

Die Ergebnisse der Befragung können Sie der aktuellen Pressemeldung entnehmen: