Zugang einer geschäftlichen E-Mail

01.08.2011 Es ist mittlerweile üblich, für die geschäftliche Kommunikation das Medium E-Mail zu nutzen. Interessant ist die Frage, ab wann vom Zugang einer Geschäftsmail und damit von der Kenntnisnahme der damit abgegebenen Willenserklärung gesprochen werden kann.
Dies ist auch für ein Vergabeverfahren von Bedeutung, da vom Zugang der Beginn etwaiger Fristen abhängt. Das Amtsgericht (AG) Meldorf hatte sich in einem noch nicht rechtskräftigen Urteil (v. 29.03.2011, Az. 81 C 1601/10) mit dieser Problematik auseinanderzusetzen.

Ein Privatkunde beauftragte ein Reisebüro mit der Buchung einer Reise, sobald die Reise preisgünstiger verfügbar ist. Der Kunde buchte jedoch selbst und informierte das Reisebüro per Mail um 20:38 Uhr. Am Folgetag buchte das Reisebüro um 8:10 Uhr für den Kunden die Reise zum gleichen Preis. Der Kunde stornierte seine Buchung und verlangte Ersatz der Stornierungskosten.
Entscheidend in diesem Verfahren war die Frage des Zugangs der Erklärung beim Reisebüro.

Das Gericht führt in der Urteilsbegründung aus, dass  es sich bei einer Erklärung per E-Mail um eine Willenserklärung unter Abwesenden handelt. Somit ist § 130 BGB für den Zugang der Erklärung maßgeblich. Zu prüfen ist, wann die Erklärung so in den Empfangsbereich des Empfängers gelangt ist, dass eine Kenntnisnahme durch diesen möglich und nach üblicher Verkehrsanschauung zu erwarten ist.

Hierzu gibt es unterschiedliche Meinungen. Nach einer Ansicht erfolgt der Zugang bereits mit der Möglichkeit der Abrufbarkeit der E-Mail im eigenen Account, sofern der Zugang nicht zur Unzeit erfolgte. Andererseits wird die Auffassung analog zur klassischen Briefpost vertreten, dass es darauf ankommt, wann der Empfänger unter normalen Umständen die (Brief-) Post an sich nimmt.

Eine ganz wichtige Frage ist die Definition der Geschäftszeit. Es ist unzulässig, vom Empfänger zu verlangen, permanent sein Postfach zu prüfen. Fraglich ist daher, was in einer öffentlichen Verwaltung oder bei einem Bewerber/Bieter unter üblichen Geschäftszeiten zu verstehen ist. Abgestellt auf die Möglichkeiten der freien Arbeitszeitgestaltung (Gleitzeit/Kernarbeitszeit) sollte jedoch eine Geschäftszeit montags bis freitags (außer Feiertage) von 10:00 Uhr bis 15:00 Uhr als üblich angesehen werden können, so das erkennende Gericht.

Vergabe-Tipp

Neben der Möglichkeit, sich beim Versand einer E-Mail eine Übermittlungsbestätigung zusenden zulassen, kann man sich auch eine sogenannte Lesebestätigung schicken lassen. Aber Achtung bei z.B. MS-Outlook: Diese Lesebestätigung wird nicht automatisch generiert, sondern MS-Outlook fragt den Lesenden, ob er mit dem Versand einer Lesebestätigung einverstanden ist.
Insofern sollte auch die Nutzung der elektronischen Post mit der gebotenen Sorgfalt erfolgen und möglichst zu Zeiten, in denen die Vergabekammer im Zweifel das Vorliegen der „üblichen Geschäftszeit“ bejahen würde.
Zu empfehlen ist daher, sich unabhängig von der Übermittlungs- und/oder Lesebestätigung generell den Erhalt einer E-Mail bestätigen zu lassen – beispielsweise durch eine eindeutige, nicht automatisierte Antwort-E-Mail oder per Telefax -, um zweifelsfrei den korrekten Beginn von Fristen rechtlich einwandfrei ermitteln zu können.
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