Zum Beginn der Rügefrist im E-Mail-Verkehr

19.06.2012 In seiner Entscheidung vom 15. März 2012 (Az. Verg 2/12) hatte sich das Oberlandesgericht (OLG) München mit der Frage zu beschäftigen, wann eine Rügefrist zu laufen beginnt, wenn die hierfür maßgebliche Mitteilung der Vergabestelle per E-Mail versandt wird.

Im zu entscheidenden Fall versandte die Vergabestelle das Informationsschreiben nach § 101a GWB per E-Mail an die Bieter. Dabei war die E-Mail an das den Nachprüfungsantrag stellende Unternehmen persönlich an einen im Angebot benannten Ansprechpartner gesandt worden (persönliche E-Mail-Adresse, kein Sammelpostfach). Daraufhin erhielt die Vergabestelle eine automatische Abwesenheitsnachricht mit dem Inhalt, dass eingehende E-Malis nicht bearbeitet werden, wann der Adressat wieder erreichbar sei und mit Benennung einer Vertretung für dringende Fälle.

Die Vergabestelle unterließ es allerdings, daraufhin die E-Mail (erneut) an die Vertretung zu schicken oder sich gar telefonisch nach einem entsprechenden anderweitigen zuständigen Adressaten zu erkundigen. Nach Rückkehr des benannten Ansprechpartners des Antragstellers (eine Woche nach Versand der Informationsschreiben) reichte dieser eine Rüge ein und stellte weitere zwei Tage später einen Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer. Diese wies den Nachprüfungsantrag als unzulässig zurück, weil nicht unverzüglich gerügt worden sei.

Die gegen diese Entscheidung gerichtete sofortige Beschwerde zum OLG hatte Erfolg. Denn so sei zwar eine abrufbereit in einem E-Mail-Postfach eingegangene Bieterinformation zugegangen. Aber die Vergabestelle kann sich nach den Grundsätzen von Treu und Glauben nicht auf diesen Zugang berufen um einzuwenden, dass eine Rüge verspätet erhoben worden sei. Aufgrund der Abwesenheitsnachricht wusste die Vergabestelle von der Abwesenheit des benannten Ansprechpartners und hätte auf einfache Weise, z. B. durch einen Anruf, einen anderen zuständigen Ansprechpartner ausfindig machen oder etwa - ergänzend – die Bieterinformation dem in der Abwesenheitsnotiz benannten Vertreter zusenden können. In Anbetracht der gegenseitigen Rücksichtnahmepflichten aus dem vorvertraglichen Vertrauensverhältnis sei es in solch einem Fall treuwidrig, sich auf einen formalen Zugang des Absageschreibens zu berufen.

Vergabe-Tipp

Es ist zulässig und im Sinne einer zügigen Verfahrensdurchführung durchaus auch zielführend, Bieterinformationen auf elektronischem Wege, insbesondere per E-Mail, zu versenden.
Als Wirtschaftsteilnehmer lässt sich dieser Entscheidung entnehmen, dass Abwesenheitsnachrichten durchaus Sinn machen, vor allem während eines laufenden Vergabeverfahrens. Denn hier ist, quasi jederzeit, mit verfahrensrelevanten Informationen der Vergabestelle zu rechnen.
Für die öffentlichen Auftraggeber bedeutet diese Entscheidung, dass ein Sichzurückziehen auf eine rein formale Sicht- und Vorgehensweise – oder: schlicht eine übertriebene Förmelei – in Anbetracht der im Rahmen eines Vergabeverfahrens zwischen den Beteiligten bestehenden vorvertraglichen Vertrauensverhältnisses nicht angezeigt ist - und sich ggf. auch zulasten des Auftraggebers auswirken kann. Im Sinne eines zielführenden Vergabeverfahrens sollten daher auch die öffentlichen Auftraggeber bei Bedarf – im Rahmen des vergaberechtlich Zulässigen – den Kontakt zu den Bietern/Bewerbern suchen.
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