Datenschutzerklärung

Wir nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst und behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Mit den nachfolgenden Informationen geben wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre Rechte aus dem Datenschutzrecht.

1. Wer ist für die Datenverarbeitung verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortliche Stelle ist:

INFORA GmbH
Konrad-Adenauer-Straße 13
50996 Köln
Telefon (0221) 9350500
Telefax (0221) 354102
E-Mail: info@infora.de

Sie erreichen Datenschutzbeauftragten unter:

INFORA GmbH
Persönlich/Vertraulich an den Datenschutzbeauftragten
Konrad-Adenauer-Straße 13
50996 Köln-Rodenkirchen
E-Mail: datenschutz@infora.de

Wenn Sie Fragen zum Datenschutz haben, schreiben Sie uns bitte eine E-Mail oder wenden Sie sich direkt an die für den Datenschutz verantwortliche Person: datenschutz@infora.de

2. Für wen gilt diese Datenschutzerklärung?

In dieser Datenschutzerklärung geht es um die Besucher unserer Website, um Kunden und Interessenten sowie um Personen, die unser Teilnehmer-Management-System oder unsere virtuelle Eventplattform für die Teilnahme an unseren Veranstaltungen oder auch für die Teilnahme an Veranstaltungen unserer Kunden benutzen. Zu diesem Personenkreis gehören insbesondere Tagungsteilnehmer, Beschäftigte unserer Kunden, Referenten oder auch in Zusammenhang mit der Veranstaltung stehende Dritte wie Dienstleister oder Aussteller.

 3. Welche Daten nutzen wir?

Sie können unsere Webseiten grundsätzlich besuchen, ohne uns Ihre Identität mitzuteilen. Wenn Sie uns eine E-Mail oder ein Kontaktformular senden, werden Ihre Nachricht und Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für die Korrespondenz mit Ihnen verwendet. In Einzelfällen, wie bei der Nutzung unseres Teilnehmer-Management-Systems oder unserer virtuellen Eventplattform ist es erforderlich, Ihre personenbezogenen Daten zu verarbeiten. Zu diesen Daten gehören die Kontaktdaten der Teilnehmer, sowie ggf. weitere Daten die für die Durchführung der Veranstaltung erforderlich sind, wie beispielsweise spezielle Kundenwünsche oder Daten zur Vita von Referenten.

4. Für welche Zwecke und auf welcher Rechtsgrundlage nutzen wir Ihre Daten?

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten im Einklang mit den Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DS-GVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG):

a) Zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs.1b DS-GVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt zur Erbringung von Geschäften im Rahmen der Durchführung von Veranstaltungen für unsere Kunden oder für eigene Veranstaltungen, sowie zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, die auf Ihre Anfrage hin erfolgen.

b) Im Rahmen der Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1f DS-GVO)

Soweit erforderlich verarbeiten wir Ihre Daten über die eigentliche Erfüllung des Vertrages hinaus zur Wahrung berechtigter Interessen von uns oder Dritten. Beispiele:

  • Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung bei rechtlichen Streitigkeiten
  • Gewährleistung der IT-Sicherheit

c) Aufgrund Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1f DS-GVO)

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten für bestimmte Zwecke (z. B. Bestellung eines Newsletter) erteilt haben, ist die Rechtmäßigkeit dieser Verarbeitung auf Basis Ihrer Einwilligung gegeben. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

 5. Wer bekommt meine Daten?

Innerhalb der INFORA GmbH erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von uns eingesetzte Dienstleister und Erfüllungsgehilfen können zu diesen Zwecken Daten erhalten, wenn diese die Vertraulichkeit und unsere datenschutzrechtlichen Weisungen wahren. 

Daten innerhalb virtueller Events; lesen Sie hierzu bitte den Punkt 14 „Virtuelle Events“.

6. Werden Daten in ein Drittland übermittelt?

Eine Datenübermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR (sogenannte Drittstaaten) findet nicht statt. 

7. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten erforderlich ist. Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren – befristete – Weiterverarbeitung ist zur Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen erforderlich, wie beispielsweise das Handelsgesetzbuch und die Abgabenordnung. Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen sechs bis zehn Jahre.

8. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht auf Auskunft nach Artikel 15 DS-GVO, das Recht auf Berichtigung nach Artikel 16 DS-GVO, das Recht auf Löschung nach Artikel 17 DS-GVO, das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Artikel 18 DS-GVO, das Recht auf Widerspruch aus Artikel 21 DS-GVO sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Artikel 20 DS-GVO. Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde (Artikel 77 DS-GVO i.V.m. § 19 BDSG).
Eine Liste der Aufsichtsbehörden sowie deren Kontaktdaten können folgendem Link entnommen werden: https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html

Eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung personenbezogener Daten können Sie jederzeit uns gegenüber widerrufen. Bitte beachten Sie, dass der Widerruf erst für die Zukunft wirkt. Verarbeitungen, die vor dem Widerruf erfolgt sind, sind davon nicht betroffen.

Für die Ausübung Ihrer Rechte nutzen Sie bitte den o. g. Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten.

9. Gibt es eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen der Anmeldung zu Veranstaltungen oder der Bestellung von Services (wie beispielsweise Newsletter) müssen Sie diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für Durchführung einer Veranstaltung oder der Bereitstellung eines Service und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Diese Datenfelder werden bei der Datenerhebung als Pflichtfelder gekennzeichnet. Ohne diese Daten müssen wir in der Regel den Abschluss des Vertrages oder die Ausführung des Auftrages ablehnen, oder einen bestehenden Vertrag nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen.

10. Gibt es eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling?

Wir nutzen grundsätzlich keine vollautomatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling gemäß Artikel 22 DS-GVO.

11. Information über Ihr Widerspruchsrecht nach Artikel 21 DS-GVO

a) Einzelfallbezogenes Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten Widerspruch einzulegen. Voraussetzung hierfür ist, dass die Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse oder auf der Grundlage einer Interessenabwägung erfolgt. Im Falle eines Widerspruchs werden wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr verarbeiten. Es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung dieser Daten nachweisen, die Ihren Interessen, Rechten und Freiheiten überwiegen. Oder Ihre personenbezogenen Daten dienen der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.

b) Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer Daten für Direktwerbung

In Einzelfällen nutzen wir Ihre personenbezogenen Daten für unsere Direktwerbung. Sie haben das Recht, jederzeit Widerspruch dagegen einzulegen. Im Falle eines Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr für diese Zwecke. Der Widerspruch kann formfrei erfolgen und sollte möglichst an den o.g. Kontakt zu unserem Datenschutzbeauftragten gerichtet werden.

12. Welche Daten werden bei der Nutzung der Webseite verarbeitet?

a) Nutzungsbezogene Angaben

Durch den Aufruf unserer Webseiten erhalten wir Nutzungsdaten. Dazu gehören Angaben wie z.B. zur Bildschirmauflösung, zur Browserversion, zum Internetzugang, zum Betriebssystem, zur Sprache, zu den eingesetzten PlugIns, zur Herkunft nach Land/Region und zu Suchmaschinen. Die gespeicherten Daten werden nur zu statistischen Zwecken ausgewertet. Eine Weitergabe an Dritte und eine nutzerbezogene Auswertung findet nicht statt.

b) Einsatz von Cookies

Beim Aufruf einzelner Seiten werden so genannte Session Cookies verwendet, um die Navigation zu erleichtern. Diese Cookies verfallen nach Ablauf der Sitzung und beinhalten keine personenbezogenen Daten, d.h. die Inhalte der Cookies werden nicht nutzerbezogen ausgewertet. Sie können Ihren Browser so einstellen, dass Sie Cookies nur im Einzelfall oder gar nicht erlauben.

Cookies, die zur Durchführung des elektronischen Kommunikationsvorgangs oder zur Bereitstellung bestimmter Funktionen (z.B. Registrierung, Anmeldung, Zahlungsabwicklung) erforderlich sind, werden auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO gespeichert. Die Speicherung von Cookies erfolgt in diesem Fall für den Zweck der technisch fehlerfreien und optimierten Bereitstellung unserer Dienste. Bei der Deaktivierung von Cookies kann die Funktionalität dieser Webseite eingeschränkt sein.

13. Wie sicher sind meine Daten?

Zum Schutz der personenbezogenen Daten unserer Kunden und Interessenten benutzen wir ein sicheres Online-Übertragungsverfahren, die so genannte „Secure Socket Layer“ (SSL)-Übertragung. Alle mit dieser sicheren Methode übertragenen Informationen werden verschlüsselt, bevor sie gesendet werden. Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich auf durch Sicherheitstechnologien geschützten, dem Industriestandard entsprechenden (z. B. Firewalls, Passwortschutz, Zutrittskontrollen etc.) Rechenzentren und Rechnern verarbeitet.

14. Links zu Webseiten anderer Anbieter

Unsere Website kann zur Informationserweiterung Links zu Internetseiten von anderen Anbietern enthalten, bei denen wir keinen Einfluss auf die Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsbestimmungen haben. Unsere Datenschutzerklärung erstreckt sich daher nicht auf diese Websites.

15. Virtuelle Events

Virtuelle Events umfassen folgende Produkte und Services:

a) Webcast und Mediathek

Ein Webcast ist ein modernes Kommunikations-Tool, mit dem Informationen an sehr viele Personen gleichzeitig über das Internet übertragen werden können. Diese werden durch einen oder mehrere Präsentatoren durchgeführt, die per Computer beispielsweise Präsentationen oder Videos zeigen. Die Mediathek ist eine Sammlung von mehreren Live- und On-Demand-Webcasts.

Bei einem Live-Webcast findet das Event in dem Moment statt, in dem die Übertragung ausgestrahlt wird. Die Präsentation ist live, die Videoübertragung ist live und auch die Interaktion mit dem Publikum findet live statt.

On-Demand“ bedeutet „auf Abruf“ oder „auf Nachfrage“. Im Gegensatz zu einem Live- Webcast ist ein On-Demand-Webcast ein vorab aufgezeichneter Inhalt, der dann auf Abruf bereitgestellt wird. Das kann ein aufgezeichnetes Live-Event sein, das im Nachhinein online bereitgestellt werden soll oder es ist eine Aufzeichnung, die per se nur für den On-Demand-Abruf produziert wurde.

b) Virtuelle Fachtagungen und Messen

In einer virtuellen Fachtagungen /Messe werden verschiedene virtuelle Aussteller-Stände angeboten, über welche die Teilnehmer Kontakt zu den Inhabern der virtuellen Stände aufnehmen, Infomaterial downloaden und an einer Reihe von Webcasts teilnehmen können.

Datenverarbeitung für virtuelle Events

Wenn Sie ein solches digitales Angebot in Anspruch nehmen, ist der Veranstalter des Events, der in der Anmeldemaske für das Event benannt wird, verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen der Durchführung des virtuellen Events.

Typische Datenverarbeitungsvorgänge im Rahmen virtueller Events

Besucher des virtuellen Events haben die Möglichkeit, Fragen an den Präsentator, Veranstalter oder die übrigen Teilnehmer zu stellen und eigene Beiträge per Chat oder Audioübertragung zu leisten. Im Rahmen der Bereitstellung dieser Funktionen verarbeitet der Veranstalter die Inhalte Ihrer Fragen und Beiträge.

Je nach Einstellung ermöglicht der Veranstalter, dass die Profildaten (z.B. Vorname, Nachname) des Teilnehmers – sofern von ihm eingestellt und freigegeben – anderen Benutzern zugänglich, gemacht werden.  Vor der Teilnahme z.B. an einem Chat erteilt der Teilnehmer hierzu auf der Plattform seine Freigabe.

Im Folgenden werden weitere Datenverarbeitungsvorgänge beschrieben, die bei virtuellen Events erfolgen:

a) Registrierung

Die Nutzung der virtuellen Events setzt eine Registrierung voraus. Die Daten, die bei der Registrierung gespeichert werden, sind aus der Eingabemaske des jeweiligen Registrierungsformulars ersichtlich. Im Standardfall handelt es sich um Vorname, Nachname, Firma, E-Mail-Adresse und Passwort/PIN. Pflichtangaben sind als solche gekennzeichnet.

Haben Sie sich für ein virtuelles Event registriert, erhalten Sie zu dem Event verschiedene Erinnerungs-E- Mails sowie ggf. eine E-Mail nach Ihrer Teilnahme mit den möglichen Inhalten „Danksagungen“, „Veröffentlichung der On-Demand-Version“ oder die „Bitte um Feedback“ etc. (je nach Beauftragung und Einwilligungserklärung durch den Veranstalter).

Rechtliche Grundlage der Registrierung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Registrierung für die digitalen Angebote virtueller Events basiert auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Um Ihnen diese digitalen Angebote vertragsgerecht zur Verfügung zu stellen, müssen wir die in diesem Abschnitt dargestellten personenbezogenen Daten verarbeiten.

  • E-Mail-Einladungen für zukünftige virtuelle Events (ähnliche und themenbezogen)
  • Einwilligung für den Versand von Newsletter 

b) Einwilligungserklärung im Rahmen der Registrierung

Es kann sein, dass der Veranstalter im Rahmen der Anmeldung um die Abgabe einer datenschutzrechtlichen Einwilligungserklärung bitten. Eine gegebenenfalls erteilte datenschutz-rechtliche Einwilligung kann jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.

Mit den E-Mail-Einladungen informiert  Sie der Veranstalter in regelmäßigen Abständen über zukünftige virtuelle Events inkl. Themen und Sprecher der virtuellen Events.

Infora bietet Ihnen auf den Webseiten sowie auf den Registrierungsseiten die Möglichkeit, einen Newsletter rs zu abonnieren. Mit dem Newsletter informiert  die Infora in regelmäßigen Abständen über Angebote und Events.

Infora bietet Ihnen auf den Webseiten sowie auf den Registrierungsseiten die Möglichkeit, Informationen von Sponsoren oder Ausstellern abzufordern.
Dies erfolgt nur, sofern der Teilnehmende  aktiv ein Kontaktformular bei einem Aussteller ausfüllt  und die Informationen tatsächlich abfordert. Vorname, Nachname und die Mailadresse werden hierbei automatisch eingefügt, der Teilnehmende willigt vor der Weitergabe seine Daten nochmals zu.

Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung

Diese Datenverarbeitung basiert auf Ihrer Einwilligung, die Sie mit der Anmeldung des Newsletters bzw. der Einwilligung für den Versand von Einladungen für zukünftige Events erteilt haben. Gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn Sie eine Einwilligung für die Datenverarbeitung für einen oder mehrere bestimmte Zwecke erteilt haben. Im Rahmen der Bestellung des Newsletters bzw. der Einwilligung für Einladungen oder Zusendung von Informationen über einen Aussteller/Sponsor  haben Sie folgende Einwilligungserklärung abgegeben:

Durch Angabe meiner E-Mail-Adresse und Anklicken des Buttons „Absenden“ erkläre ich mich damit einverstanden das der Aussteller/Sponsor per E-Mail Kontakt zu mir aufnimmt und mich entsprechend meiner Anfrage informiert. Diese Einwilligung kann jederzeit  am Ende jeder E-Mail  des Ausstellers widerrufen werden.“

Durch Angabe meiner E-Mail-Adresse und Anklicken des Buttons „Abonnieren“ oder Anklicken der entsprechenden Checkbox zur Registrierung erkläre ich mich damit einverstanden, zukünftig über Neuigkeiten und Angebote sowie über zukünftige Events der INFORA GmbH  per E-Mail informiert zu werden. Diese Einwilligung kann jederzeit  am Ende jeder E-Mail widerrufen werden.“

c) Abstimmungen, Online-Umfragen, Feedback

Sofern bei der Teilnahme an einem virtuellen Event oder bei der On-Demand-Teilnahme Abstimmungen durchgeführt werden, werden Daten über das Ergebnis der Abstimmungen (Anzahl der jeweils abgegebenen Stimmen und prozentuale Verteilung) erhoben und verarbeitet. Das Abstimmungsverhalten ist anonym.

Bei den meisten Veranstaltungen haben Sie die Möglichkeit, kurze Online-Umfragen zu beantworten, um den Organisatoren wertvolle Rückmeldungen zu der besuchten Veranstaltung zukommen zu lassen. Der Inhalt Ihres Feedbacks wird auf unserer Plattform gespeichert. 

Rechtliche Grundlage der Datenverarbeitung

Die Verarbeitung von personenbezogenen Daten im Rahmen der Nutzung der digitalen Angebote bzgl. Abstimmungen, Online-Umfragen und Feedback für virtuelle Events basiert auf Art 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO ist eine Datenverarbeitung dann erlaubt, wenn sie zur Erfüllung eines Vertrages erforderlich ist. Die Abstimmungen, Online-Umfragen und Feedback-Funktion sind erforderlich zur Erfüllung des Vertrages zwischen Ihnen und dem Veranstalter.
Bezüglich der Rechtsgrundlagen, auf die sich der Veranstalter stützt, verweisen wir die Datenschutzerklärung des Veranstalters.

Dauer der Datenspeicherung

Wir speichern selbst im Zusammenhang mit der Verwendung der genannten Social Media-Komponenten keine Daten.