Wir gestalten die Digitalisierung in großen Organisationen, entwerfen digitale Lösungen, die Prozesse ganzheitlich automatisieren, Fachlichkeit und Technik nahtlos integrieren und führen zukunftssichere E-Akte- und DMS-Lösungen ein – für eine wirksame, anschlussfähige Verwaltungsdigitalisierung. Unsere Lösungsarchitekturen berücksichtigen Automatisierungspotenzial und die Integration von KI-basierten Diensten in Ende-zu-Ende-Lösungen.
Zukunftsfähige Verwaltung durch digitale Effizienz
Digitale Fachverfahren, automatisierte Abläufe und moderne E-Akten sind zentrale Hebel für Effizienz, Transparenz und Nutzerorientierung. Sie ermöglichen es Verwaltungen, steigende Anforderungen mit begrenzten Ressourcen zukunftssicher zu bewältigen.
Darauf können Sie sich bei uns verlassen
Digitalisierungsstrategie – Strukturierter Wandel mit klarem „North Star“
Wir entwickeln gemeinsam mit unseren Kunden digitale Zielbilder, leiten strategische Handlungsfelder ab und begleiten den Aufbau steuerungsfähiger Strukturen. Unsere Strategiearbeit verbindet technische Machbarkeit mit organisatorischer Realität – und schafft die Grundlage für gezielte Investitionen und wirksame Umsetzung.
Ende-zu-Ende und automatisierte Fallbearbeitung – Gestaltung medienbruchfreier Prozesse
Wir konzipieren und realisieren durchgängige, medienbruchfreie und automatisierbare Fachverfahren – von der digitalen Antragstellung bis zur Bescheidzustellung. Dabei bringen wir Prozessmodellierung, Regelwerke, Workflows (z. B. mit Camunda), KI-Assistenten und Datenintegration in Einklang. Ziel ist eine höhere Bearbeitungsgeschwindigkeit, geringere Fehleranfälligkeit und bessere Nutzererfahrung.
E-Akte, DMS und VBS – Digitalisierung der Verwaltungsarbeit
Wir begleiten die Einführung und Optimierung von E-Akte-Systemen, Dokumenten-Management-Lösungen und Vorgangsbearbeitungssystemen – mit Blick auf Skalierbarkeit, Fachverfahrensintegration und gesetzliche Anforderungen. Ob Konzeption, Rollout oder Weiterentwicklung: Wir sorgen dafür, dass die Systeme im Alltag funktionieren.
E-Akte der Zukunft – KI-gestützte, vernetze und plattformfähige Lösungen
Wir denken die E-Akte weiter: als zentrale Integrationskomponente für die digitale Verwaltung von morgen. Unser Fokus liegt auf Modularisierung, Automatisierung, Cloud-Fähigkeit und Nutzerorientierung. Gemeinsam entwickeln wir Lösungen, die aktuelle Technologien wie KI und zukünftige Anforderungen flexibel zusammenbringen – für eine moderne, anschlussfähige Verwaltungsdigitalisierung.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Digitalisierungskonzepte
Wir entwickeln tragfähige und ganzheitlich gedachte Konzepte zur systematischen Digitalisierung großer Organisationen. Optimierte und digital gedachte Prozesse bilden die Basis für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung mit IT-Lösungsarchitekturen für digitale Fachverfahren, E-Akten und automatisierte Prozesse. Unsere Konzepte werden abgestimmt auf die Herausforderungen der Fachabteilungen genauso wie auf gewachsene IT-Landschaften und technische Standards.
Integration von Fachlichkeit und IT
Unsere Beratung stellt sicher, dass fachliche Anforderungen, organisatorische Abläufe und technische Umsetzung konsistent aufeinander abgestimmt sind, d.h. von der Prozesslogik bis zur Systemintegration alles konsistent ineinandergreift.
Ende-zu-Ende-Automatisierung komplexer Verfahren
Wir unterstützen bei der vollständigen Digitalisierung und Automatisierung von Verwaltungsprozessen inklusive Schnittstellenkonzeption, Workflow-Design und Integration in Fachanwendungen.
Systematische Auswahl und Einführung von E-Akte- und DMS-Lösungen
Wir begleiten Auswahlprozesse, Konfiguration, Einführung und Weiterentwicklung von E-Akte-, DMS- und VBS-Systemen und deren künftige Erweiterung um KI-Assistenzfunktionen.
Nachhaltige Projektumsetzung und Verankerung
Unsere methodische Begleitung stellt sicher, dass Lösungen nicht nur konzipiert, sondern auch implementiert, dokumentiert und in den Betrieb überführt werden. Dazu gehören auch Wissenstransfer und tiefe Governance-Einbettung.
Projektmethodik für messbare Erfolge
Erhebung der Ausgangslage: bestehende IT-Systeme, Prozesse, organisatorische Rahmenbedingungen und rechtliche Anforderungen. Durchführung von Interviews, Workshops und Systemanalysen.
Gemeinsame Entwicklung eines fachlich und technisch tragfähigen Zielbilds. Erarbeitung von Anforderungen an Prozesse, Schnittstellen, Datenhaltung und Systemlandschaft.
Konzeption technischer Lösungskomponenten (z. B. E-Akte, Workflow, Inputmanagement). Erstellung von Architekturmodellen, Schnittstellenkonzepten und Integrationsplänen.
Begleitung bei Auswahlverfahren, Systemkonfiguration, Einführung und Pilotierung. Entwicklung von Umsetzungsplänen und Qualitätssicherung über alle Projektphasen hinweg.
Verankerung der Lösung in der Organisation: Schulungen, Wissenstransfer, Aufbau von Betriebs- und Support-Strukturen, Begleitung der operativen Übergabe.
Ausgewählte Projekt- und Kundenbeispiele
Digitale Transformation mit End-to-End-Digitalisierung von Fachverfahren
PROJEKTUMFANG
Beratung zur strategischen Neuausrichtung und operativen Gestaltung der Ende-zu-Ende-Digitalisierung von Fachverfahren in einer Bundesbehörde. Der Fokus lag auf der Entwicklung eines durchgängigen, medienbruchfreien Digitalisierungsansatzes, der technische, prozessuale und organisatorische Anforderungen zusammenführt.
ERGEBNIS
Es wurde eine zukunftsfähige, modular aufgebaute IT-Landschaft geschaffen, die eine beschleunigte Umsetzung neuer Fachverfahren ermöglicht. Die entwickelten Digitalstrategien wurden in konkrete Verfahren überführt und erfolgreich in die bestehende Organisation integriert. Das Projekt ermöglichte eine systematische Skalierung weiterer Digitalisierungsvorhaben.
UNSER MEHRWERT UND METHODIK
Wir begleiteten sowohl die strategische Ausrichtung als auch die technische und organisatorische Umsetzung. Durch die Entwicklung innovativer Lösungsarchitekturen, die konsequente Ausrichtung auf durchgängige Prozesse und die Nutzung interoperabler Komponenten konnten medienbruchfreie Verfahren realisiert werden. Unsere Methodik umfasste Architektur- und Prozessworkshops, E2E-Prozessmodellierung (z. B. mit BPMN) sowie die enge Zusammenarbeit mit Fach- und IT-Bereichen – mit dem Ziel, nachhaltige Digitalisierung strukturell zu verankern.
Einführung der E-Akte in einer Großstadtverwaltung
PROJEKTUMFANG
Begleitung der stadtweiten Einführung der E-Akte für über 30.000 Mitarbeitende. Ziel war die Digitalisierung des Schriftgutmanagements sowie die Standardisierung und Automatisierung verwaltungsweiter Prozesse. Bestandteil des Projekts war zudem die Konzeption und Umsetzung eines medienbruchfreien Inputmanagement-Prozesses zur Erfassung und Weiterverarbeitung von Dokumenten.
ERGEBNIS
Die Fachbereiche wurden befähigt, die E-Akte eigenständig weiter auszurollen. Die digitale Schriftgutverarbeitung erfolgt regelkonform nach Archivierungs- und Datenschutzanforderungen. Die Interaktion zwischen Referaten wurde durch einheitliche Verfahren und Zugriffsmöglichkeiten deutlich verbessert.
UNSER MEHRWERT UND METHODIK
Wir haben ein modular aufgebautes Einführungskonzept entwickelt, das sowohl technische als auch organisatorische Anforderungen berücksichtigt. Über gezielte Schulungsformate, die Integration von Akzeptanzmanagement und ein abgestimmtes Projektvorgehen konnten wir eine hohe Nutzungsakzeptanz erreichen. Unsere technische Beratung umfasste auch die Anbindung von Drittsystemen und die Definition klarer Rollenkonzepte.
Einführung der E-Akte Bund
PROJEKTUMFANG
Konzeption und Koordination des gesamten Einführungsprozesses der E-Akte Bund in mehreren Bundesbehörden. Schwerpunkte waren die Erstellung von Musterkonfigurationen in Testsystemen, die Entwicklung technischer und fachlicher Einführungsszenarien sowie die Beratung zu Akzeptanzförderung, Change-Management und Schulungskonzepten. Ziel war eine reibungslose, standardisierte Einführung mit nachhaltiger Nutzung.
ERGEBNIS
Die E-Akte Bund wurde in den beteiligten Bundesbehörden erfolgreich produktiv eingeführt und in den Regelbetrieb überführt. Das System wird von den Nutzenden aktiv verwendet. Die im Projekt entwickelten Konfigurationsmuster und Schulungsformate dienen als Vorlage für weitere Einführungen und gewährleisten einheitliche Qualitätsstandards.
UNSER MEHRWERT UND METHODIK
Wir bringen umfassende Expertise in Fachprozessen, Systemkonfiguration und Change-Management ein. Durch die enge Verbindung von Fachanforderungen mit den technischen Möglichkeiten der E-Akte-Lösung erreichen wir eine hohe Akzeptanz und Betriebssicherheit. Unsere Methodik kombiniert iterative Testzyklen in geschützten Systemumgebungen, praxisnahe Workshop-Formate und gezieltes Stakeholder-Management – für eine nachhaltige Einführung und spätere Skalierung.
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Thomas Diefenbach
Partner Infora
Thomas Diefenbach ist Partner bei Infora für die Bereiche Integrated Digital Architecture und Digital Solutions & Integration Design. Er bringt über 30 Jahren Beratungserfahrung in den Themen E2E-Lösungen, IT-Strategie, Enterprise Architekturmanagement und digitaler Transformation für die öffentliche Verwaltung mit, u.a. als CIO-Berater und Mitgestalter der IT-Rahmenarchitektur des Bundes.
