Jens Winter
Bundesamt für Justiz
Sascha Kässens
Materna Information & Communication SE

Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 02. Juni 2023 wurde die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. In enger Zusammenarbeit mit dem Aufbaustab zur Errichtung der externen Meldestelle sollte eine Lösung gefunden werden, die die Onlinemeldung durch Hinweisgeber:innen ermöglicht und eine digitale Bearbeitung mit erhöhten Anforderungen an den Schutz der hinweisgebenenden Personen und gemeldeten Informationen gewährleistet. Da das BfJ mit der E-Akte Bund und dem FMS seit mehreren Jahren zwei Komponenten der Dienstekonsolidierung erfolgreich einsetzt und deren Integration bereits erfolgreich pilotieren konnten, fiel die Entscheidung für eine erneute Nutzung dieser Komponenten. Ziel war es, bei einem strikten Zeitplan für die Umsetzung des HinSchG, die hohen Anforderungen an den Schutz der Identität der hinweisgebeneden Personen und gemeldeten Informationen zu gewährleisten sowie eine hohe Nachnutzbarkeit und den fachlichen Ausbau der Lösung vorzubereiten.

Dr. Thomas Findeisen
Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern

Die Verwaltungen stehen immer wieder vor der Herausforderung kurzfristig Anforderungen zu neuen Leistungen umzusetzen. Ein neues digitales Antragsverfahren aufzusetzen ist in vielen Fällen ein aufwändiger und langwieriger Prozess. Oftmals werden dann Lösungen aufgebaut, die zwar verhältnismäßig zügig realisierbar sind, aber mit der gewohnten Arbeitsumgebung der Sachbearbeitung nicht kompatibel sind. Folglich müssen sich die Beschäftigten in neue Werkzeuge einarbeiten, Akten und Datenbestände sind in unterschiedlichen Werkzeugen verteilt und müssen im Nachgang zusammengeführt werden.
Um zukünftig hier schneller und effizienter reagieren zu können und gleichzeitig den Beschäftigten nicht ständig mit neuen Werkzeugen zu konfrontieren wurde im Freistaat Bayern eine generische Plattform aufgebaut, die es ermöglicht einfache Antragsverfahren in kurzer Zeit unter Verwendung bestehender Werkzeuge zu erstellen. Anträge werden über einen Antragsmanager im Portal des Freistaats veröffentlicht, Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen können auf diese Anträge zugreifen und digital an den Freistaat übermitteln. Die Antragsdaten werden in die eAkte übertragen, wobei bei Bedarf Daten aus dem Antrag direkt in Metadaten übernommen werden und somit für Automatisierungen in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung stehen. Nach Abschluss eines Antragsverfahrens kann – sofern der Antragsteller im Vorfeld zugestimmt hat – der Bescheid digital bekanntgegeben bzw. zugestellt werden.

Fritz Zetik
TechTalk GmbH
Christoph Unter
RUBICON IT GmbH

„Klicken Sie auf „Senden und drucken lassen“ und wir übermitteln Ihnen dann den Antrag per Post, den können Sie dann unterschreiben und bei uns persönlich einreichen“ … kommt Ihnen das bekannt vor? Christoph Unger und Fritz Zetik zeigen Ihnen wie die Anforderungen einer digitalen Gesellschaft an die Öffentliche Verwaltung einfach und medienbruchfrei gelöst werden können. Wir stellen Ihnen ein digitales Portal vor, welches nicht nur Formulare bereitstellt oder auf Wunsch abschickt, sondern auch eine Kollaboration über die Akte via MS Teams ermöglicht und dennoch die gesetzlichen Anforderungen an Rechtssicherheit und Revisionssicherheit erfüllt.

Moritz Jacobshagen
Auswärtiges Amt

Die E-Akte Bund birgt mit ihren unzähligen Funktionalitäten zwar großes Potenzial, doch gerade durch diese Vielseitigkeit überfordert sie anfangs regelmäßig die Beschäftigten. In der Folge beobachten wir sowohl eine allgemeine Unternutzung als auch suboptimalen Einsatz der Software.
Im Auswärtigen Amt haben wir eine Vielzahl von Instrumenten erprobt, um dem entgegenzuwirken. Von offen Liveschulungs-Formaten über Selbstlernmodule, von einfachen Teamcoachings bis hin zu monatelanger Begleitung einzelner Arbeitseinheiten durch externe Change Management Beratung. Nach anfänglichem Fokus auf besonders IT-affine und veränderungsbereite Beschäftigte nehmen wir jetzt organisatorische und regulative Änderungen in Angriff, um die E-Akte auch jenseits der Freiwilligkeit systematisch in den Arbeitsprozessen zu verankern.

Julian Ermert und Christin Ankert
European IT Consultancy EITCO GmbH

Möglicherweise – denn die digitale Verwaltung bedeutet auch über die Art der Wissensvermittlung nachzudenken. Neue Software muss den Mitarbeitenden schnell und verständlich vermittelt werden. Neue Teammitglieder brauchen eine fokussierte Einarbeitung, damit sie produktiv in der digitalen Verwaltung ankommen.
Braucht die digitale Verwaltung also zwangsläufig auch digitales Lernen?
Die E-Learning-Experten Christin Ankert und Julian Ermert von der EITCO wagen in ihrem Vortrag eine Analyse. Mit Blick auf die Praxis erkunden sie, an welchen Stellen digitales Lernen dabei unterstützen kann, die „Wachstumsschmerzen“ der Digitalisierung zu lindern.
Das nehmen Sie am Ende des Vortrags mit:
• besseres Verständnis für die Chancen und Grenzen des digitalen Lernens in Verwaltungen
• Anregungen, Ideen und Szenarien für die Nutzung digitaler Lernbausteine in der Praxis
• neue Blickwinkel auf das Lernen in der digitalen Verwaltung

Franziska Hertelt und Luise Dreßler
Stiftung Preußische Schlösser und Gärten

Wir werden digitaler! Das sagte sich 2019 auch die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten und beschloss die Einführung der E-Akte in den historischen Gemäuern. Ein Projektteam wurde gegründet, Mittel bereitgestellt, ein erfahrenes Berater:innen-Team hinzugezogen, Konzepte über Konzepte gestrickt und die Belegschaft ausreichend bespaßt. Ein Bilderbuchprojektverlauf, mit einem erfolgreichen Projektende zum Greifen nah. Doch wie in jedem Projekt gibt es auch hier Hürden und Stolpersteine, die es zu überwinden gilt: „Ich habe ja gar keine Akten!“, „Wir haben dafür gar keine Zeit!“, „Unsere Daten sind doch gar nicht sicher!“, „Welches System soll ich denn jetzt nutzen?“, „Bei uns ist das ja ganz anders!“. Dies ist nur eine kleine Auswahl an Sätzen, die uns im Projektverlauf immer wieder begegnet ist. In unserem Vortrag möchten wir auf die möglichen Herausforderungen und „Stolpersteine“ bei der Einführung der E-Akte aufmerksam machen und unsere Lösungswege vorstellen.

Jan-Hendrik Goeke
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen

Jürgen Ott
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

E-Akte und E-Laufmappe sind ausgerollt. Nun möchten die Fachverfahren angebunden werden. Wie kann diese große Masse der anzubindenden Fachverfahren organisatorisch gehandhabt werden? Und was ist der E-Laufmappen-Konnektor? Erfahren Sie mehr über den nächsten großen Schritt in der Digitalisierung der Landesbehörden NRW.

Hans-Günter Börgmann
PDV GmbH

Die E-Akte erobert die öffentliche Verwaltung. Ziel ist ein effizientes Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Im Vortrag wird anhand von Praxisbeispielen erläutert, wie den Vorgaben des OZG 2.0 effizient und nachhaltig entsprochen werden kann. So werden den Bürgerinnen und Bürger digitale Angebote unterbreitet, die in der Anwendung unkompliziert und durch die konsequente Einbeziehung der digitale Aktenführung auch hohen verwaltungsinternen Ansprüche genügt. Moderne Werkzeuge unterstützen die Digitalisierung von komplexen Verwaltungsprozessen. VIS-Connect ist ein von der Firma PDV GmbH bereitgestellter Schnittstellen-/Verbindungs-Dienst zwischen der Basisinfrastruktur-Komponente FIT-Connect und der E-Akte für einen universellen Datenaustausch zwischen angeschlossenen Fachverfahren und Onlinediensten. VIS-Connect berücksichtigt für den Datentransfer unterschiedliche Leistungsschlüssel aus dem Leistungskatalog (LeiKa) des Föderalen Informationsmanagements (FIM) und ermöglicht damit die Automatisierung differenzierter Verwaltungsabläufe. Zudem stellt VIS-BPMN passgenaue Route-Templates zur visuellen Modellierung von Geschäftsprozessen bereit. Im Vortrag wird die Performance beider Werkzeuge anhand realer Szenarien vorgestellt.

Hagen Schaller und Helena Fux
ekom21 – KGRZ Hessen

Begreift man die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung als EIN großes Projekt, kommt man irgendwann zwangläufig an den Punkt der Etablierung funktionaler Schnittstellen. Was bis dahin als Insellösung funktionierte wird so sinnvoll miteinander verzahnt und aus diversen Einzelprojekten entsteht Schritt für Schritt eine einheitliche, aufeinander abgestimmte durchdigitalisierte Verwaltungslandschaft aus einem Guss. Mit der civento eAkte ist nun in Hessen und Rheinland-Pfalz ein wesentlicher Schritt in diese Richtung gelungen, indem man es geschafft hat, die Vorteile einer für jeden verfügbaren Plattform für digitalisierte Verwaltungsprozesse mit denen einer revisionssicheren Langzeitspeicherung der daraus entstandenen Ergebnisse in der eAkte zu kombinieren.