Jahrestagung eAkte

Die Informations- und Networking-Plattform für den Public Sector

Resümee Jahrestagung eAkte 2023

Die 15. Jahrestagung eAkte in Berlin erfreute sich ungebrochenen Interesses mit rund 300 Teilnehmenden und Ausstellern. Der direkte Austausch ist ein ganz wesentliches Merkmal der Tagung und wurde intensiv für den kollegialen Austausch und eine Vielzahl an Fachgesprächen genutzt.

Die Digitalisierung in Deutschland kommt auf allen Ebenen voran, wenngleich die Herausforderungen in jedem Einführungsprojekt ähnlich sind. Es kann nicht oft genug betont werden, dass ein zielgruppengerechtes Veränderungsmanagement der Schlüssel zum Erfolg ist. Die Befragungen in der Bundesverwaltung zeigen, dass es nach wie vor eine nicht unbeträchtliche Gruppe von „Skeptikter:innen“ gibt, die es weiterhin von den Nutzwerten der eAkte zu überzeugen gilt. Die Praktiker:innen berichteten, dass Change-Management-Maßnahmen nicht mit der vollständigen Einführung der eAkte enden. Sie bleiben eine Daueraufgabe, weil immer neue Mitarbeiter:innen hinzukommen und die Anwendungslandschaft umfangreicher wird.

Im Bund sowie in den Ländern…

… ist der Rollout der eAkte im Gange und steht vielfach kurz vor dem Ende. Deutlich wurde aber auch, dass die Einführung der eAkte zu weiteren Anforderungen führen wird. Erfreuliche Ansätze gibt es zur Fachverfahrensintegration sowie für die Bereitstellung von Systemen mit vollständig medienbruchfreien Prozessen in der Kommunikation Verwaltung – Bürger – Wirtschaft. Deutlich wurde, dass sich Erfolge am Ehesten einstellen werden, wenn auf eine Standardisierung der Schnittstellen zur eAkte gesetzt wird. Hier bedarf es eines Anforderungsmanagements mit geeigneten Bewertungskriterien für die Release-Planung. Praxisbeispiele zur Umsetzung von OZG-Prozessen zeigten auf, wie vollständige eGovernment-Prozesse gestaltet werden können.

Ein Hemmschuh vollständiger transaktionsorientierter Prozesse…

…war immer die qualifizierte elektronische Signatur. Hier gibt es inzwischen interessante Ansätze zur Umsetzung, aber es ist immer noch nicht einfach. Es wird vor allem darauf ankommen, Prozesse daraufhin zu prüfen, ob die Signatur in jedem Fall erforderlich ist.

Die Nutzung unterschiedlicher Ansätze der Künstlichen Intelligenz…

…wird alle Bereiche der Gesellschaft verändern und damit auch die öffentliche Verwaltung. Hier stehen wir am Anfang einer spannenden Entwicklung – gerade auch durch den deutschen Hersteller Aleph Alpha. Es wird sich zeigen, welche Anwendungsfälle sich nutzbringend in der öffentlichen Verwaltung umsetzen lassen. Hier gilt es zu beginnen, Erfahrungen zu sammeln und diese dann zu evaluieren.

Die Sponsoren der Jahrestagung…

…trafen mit ihren Vorträgen auf ein großes, interessiertes Publikum. Sie stellten neueste Entwicklungen und Best Practices zur Integration von OZG-Dienstleistungen in die eAkte, den Möglichkeiten, mittels Low Code schnell einfache Anwendungen in Eigenregie zu erstellen, sowie zur IT-gestützten Qualifizierung von Anwendenden vor.

 Jahrestagung eAkte 2024

Wir können davon ausgehen, dass es in den nächsten Jahren nicht langweilig wird und die Jahrestagung eAkte weiter ihren Platz in der Veranstaltungslandschaft haben wird.
Die nächste Jahrestagung ist für den 6. und 7. November 2024 geplant. Wir hoffen, sie wieder als Präsenzveranstaltung durchführen zu können und freuen uns, Sie dort wieder begrüßen zu dürfen.

Aussteller und Sponsoren 2023

Fabasoft Deutschland GmbH
Governikus GmbH
TechTalk E-Akte
Ceyoniq Logo
Ceyoniq Technology GmbH
European IT Consultancy EITCO GmbH
IMTB
Materna
PDV GmbH
OpenText

Impressionen

Agenda

Vormittagsprogramm

ab 8:00

Akkreditierung

9:05 – 9:20

Begrüßung

Michael Hagedorn, Geschäftsführer, Infora GmbH

9:20 – 9:40

E-Akte Bund: Was die Nutzerinnen und Nutzer denken

Markus Reisener, Bundesministerium des Innern und für Heimat

E-Akte Bund: Was die Nutzerinnen und Nutzer denken

Markus Reisener
Bundesministerium des Innern und für Heimat

Die Einführung der E-Akte Bund stellt für die Behörden der Bundesverwaltung eine bedeutende Veränderung dar. Um die Erfahrungen und Meinungen der Nutzerinnen und Nutzer besser zu verstehen, wurde in diesem Jahr (erneut) eine umfassende Umfrage durchgeführt, an der 22 Behörden und über 1500 Personen teilgenommen haben. Die Umfrage liefert wertvolle Erkenntnisse über die Wahrnehmung und die Bedürfnisse der Anwenderinnen und Anwender im Zusammenhang mit der Nutzung der E-Akte Bund.

In diesem Vortrag werden die wichtigsten Ergebnisse der Umfrage präsentiert, eingeordnet und aufgezeigt, welche Handlungsempfehlungen sich daraus ableiten. Es werden ebenfalls die Faktoren dargestellt und diskutiert, die für eine erfolgreiche Einführung der E-Akte Bund in den Behörden sorgen können.

9:45 – 10:05

Stadtweiter Rollout der E-Akte in der Landeshauptstadt München – Vorgehen und Erfahrungen

Frank Fassnacht, Landeshauptstadt München

Stadtweiter Rollout der E-Akte in der Landeshauptstadt München – Vorgehen und Erfahrungen

Frank Fassnacht
Landeshauptstadt München

Bei der Landeshauptstadt München läuft aktuell ein umfangreiches Programm zur stadtweiten Einführung der e-Akte und des Inputmanagements. Die Laufzeit ist bis 2028 geplant. Das Programm umfasst mittlerweile fünf Themenschwerpunkte, ausgestaltet in Einzelprojekten:

• Einführungsberatung e-Akte zur Unterstützung der einzelnen Referate und Eigenbetriebe bei der initialen Einführung
• IT-Business Service e-Akte zum Aufbau eines stabilen und skalierbaren Services
• In- und Output Management zum Aufbau eines stadtweiten Angebots (bis 2028)
• Unterstützung der Fachbereiche über die initiale Einführung hinaus
• Aufbau eines e-Akte Competence Centers

Zur initialen Einführung wird seitens des Programms in jedem Referat und Eigenbetrieb die Abbildung von mindestens zwei überall genutzten Prozessen unterstützt:
Die Bearbeitung der Post der Leitungen sowie das Stadtrats-Beschlusswesen.

Die Einführung wird unterstützt mit gezieltem Veränderungsmanagement, einem breiten Schulungs- und Informationsangebot sowie dem Aufbau von Sprechstunden, Communities und Foren zur Vernetzung und zum Wissensaustausch.

10:10 – 10:30

Digitale Transformation im Eisenbahn-Bundesamt
Schnittstellen: digitaler Hinkanal – E-Akte/Fachverfahren – Rückkanal

Reiner Gauchel, Eisenbahn-Bundesamt

Digitale Transformation im Eisenbahn-Bundesamt

Reiner Gauchel
Eisenbahn-Bundesamt

Die Digitalisierung stellt im Eisenbahn-Bundesamt (EBA) schon seit langem einen wichtigen Motor für die Erledigung seiner vielfältigen Aufgaben dar.

Kernstück der Digitalisierung ist das E-Akte-System DOWEBA, welches bereits im Jahre 2011 verpflichtend für alle Beschäftigten eingeführt wurde. Hiermit wird das eingehende Schriftgut der Behörde entsprechend dem E-Government-Gesetz digital verwaltet und verarbeitet.

Neben dem ersetzenden Scannen wird den Bürgern und Unternehmen entsprechend dem Onlinezugangsgesetz (OZG) ein medienbruchfreier Zugang zu den Verwaltungsleistungen ermöglicht.
Bis 2025 soll auch der vollständig digitalisierte Rückkanal für die Bescheidzustellung umgesetzt sein.

Entsprechend der IT-Strategie des EBA wird den Fachdiensten darüber hinaus eine zukunftsorientierte Lösungsarchitektur zur Digitalisierung der Verwaltungsabläufe sowie eine Vielzahl von IT-Fachanwendungen mit automatisierten Schnittstellen zueinander, insbesondere aber mit der E-Akte bereitgestellt.

10:30 11:00

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

11:05 11:25

Die elektronische Akte – ein sicheres Fundament für die Umsetzung des OZG
Praxisbeispiel aus dem Freistaat Sachsen zur Zusammenarbeit VIS.SAX und OZG Plattform Amt24

Antje Guhr, Sächsische Staatskanzlei

Die elektronische Akte – ein sicheres Fundament für die Umsetzung des OZG

Antje Guhr
Sächsische Staatskanzlei

Die elektronische Akte ist ein Langzeitvorhaben und darf keineswegs mit Produktivsetzung der letzten Behörde als abgeschlossen betrachtet werden. Sie bildet die Basis für alle Digitalisierungsvorhaben der Verwaltung. Wann immer neue Themen aufkommen, sei es das Transparenzgesetz, die elektronische Personalverwaltung oder auch das OZG, ist die elektronische Akte als wichtiger Baustein zu betrachten.
Für die digitale Kommunikation von Behörden, private Personen und Unternehmen mit der öffentlichen Verwaltung wurden inzwischen diverse Plattformen zum Austausch eingerichtet. Der Freistaat Sachsen betreibt in Kooperation mit dem Land Baden-Württemberg die Plattform Amt24. Da beide Länder das gleiche DMS verwenden, bot es sich an, auch gemeinsam eine Schnittstelle zu entwickeln, über die Anträge und Nachrichten medienbruchfrei vom Bürger bis zur Behörde und zurück geleitet werden können.
Der Vortrag stellt anhand konkreter Beispiele und Praxiserfahrungen vor, wie die konkrete Umsetzung der Anbindung aussieht, welche Besonderheiten und auch welche Herausforderungen es derzeit noch rund um dieses Thema gibt.

11:30 12:00

Chancen von KI und Large Language Modellen für die eAkte

Michael Hagedorn und Thomas Diefenbach, Infora GmbH

12:00 13:00

Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

13:00 14:30

Forum 1 – eAkte goes online
Das FMS-Integrationsmusters der E-Akte Bund – Eine praktische Nutzung für die externe Meldestelle des Bundes

• Jens Winter, Bundesamt für Justiz
• Sascha Kässens, Materna Information & Communications SE

Das FMS-Integrationsmusters der E-Akte Bund – Eine praktische Nutzung für die externe Meldestelle des Bundes

Jens Winter
Bundesamt für Justiz
Sascha Kässens
Materna Information & Communication SE

Mit Inkrafttreten des Hinweisgeberschutzgesetzes am 02. Juni 2023 wurde die externe Meldestelle des Bundes beim Bundesamt für Justiz (BfJ) eingerichtet. In enger Zusammenarbeit mit dem Aufbaustab zur Errichtung der externen Meldestelle sollte eine Lösung gefunden werden, die die Onlinemeldung durch Hinweisgeber:innen ermöglicht und eine digitale Bearbeitung mit erhöhten Anforderungen an den Schutz der hinweisgebenenden Personen und gemeldeten Informationen gewährleistet. Da das BfJ mit der E-Akte Bund und dem FMS seit mehreren Jahren zwei Komponenten der Dienstekonsolidierung erfolgreich einsetzt und deren Integration bereits erfolgreich pilotieren konnten, fiel die Entscheidung für eine erneute Nutzung dieser Komponenten. Ziel war es, bei einem strikten Zeitplan für die Umsetzung des HinSchG, die hohen Anforderungen an den Schutz der Identität der hinweisgebeneden Personen und gemeldeten Informationen zu gewährleisten sowie eine hohe Nachnutzbarkeit und den fachlichen Ausbau der Lösung vorzubereiten.

Digitales Verwaltungshandeln – Ein vollständig digitaler Weg vom Antrag bis zum Bescheid mit der eAkte

Dr. Thomas Findeisen, Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern

Digitales Verwaltungshandeln – Ein vollständig digitaler Weg vom Antrag bis zum Bescheid mit der eAkte

Dr. Thomas Findeisen
Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern

Die Verwaltungen stehen immer wieder vor der Herausforderung kurzfristig Anforderungen zu neuen Leistungen umzusetzen. Ein neues digitales Antragsverfahren aufzusetzen ist in vielen Fällen ein aufwändiger und langwieriger Prozess. Oftmals werden dann Lösungen aufgebaut, die zwar verhältnismäßig zügig realisierbar sind, aber mit der gewohnten Arbeitsumgebung der Sachbearbeitung nicht kompatibel sind. Folglich müssen sich die Beschäftigten in neue Werkzeuge einarbeiten, Akten und Datenbestände sind in unterschiedlichen Werkzeugen verteilt und müssen im Nachgang zusammengeführt werden.
Um zukünftig hier schneller und effizienter reagieren zu können und gleichzeitig den Beschäftigten nicht ständig mit neuen Werkzeugen zu konfrontieren wurde im Freistaat Bayern eine generische Plattform aufgebaut, die es ermöglicht einfache Antragsverfahren in kurzer Zeit unter Verwendung bestehender Werkzeuge zu erstellen. Anträge werden über einen Antragsmanager im Portal des Freistaats veröffentlicht, Bürgerinnen, Bürger und Unternehmen können auf diese Anträge zugreifen und digital an den Freistaat übermitteln. Die Antragsdaten werden in die eAkte übertragen, wobei bei Bedarf Daten aus dem Antrag direkt in Metadaten übernommen werden und somit für Automatisierungen in der Vorgangsbearbeitung zur Verfügung stehen. Nach Abschluss eines Antragsverfahrens kann – sofern der Antragsteller im Vorfeld zugestimmt hat – der Bescheid digital bekanntgegeben bzw. zugestellt werden.

Mit dem Fabasoft CC E-Akte erfolgreich die E-Akte Bund einführen
Ein Erfahrungsbericht des BIBB

• Markus Knecht, Bundesinstitut für Berufsbildung
• Stephan Wiesner, Fabasoft Deutschland GmbH

Mit dem Fabasoft CC E-Akte erfolgreich die E-Akte Bund einführen

Markus Knecht
Bundesinstitut für Berufsbildung
Stephan Wiesner
Fabasoft Deutschland GmbH

Im Dezember 2019 begann das Bundesinstitut für Berufsbildung (BIBB) als einen Baustein der digitalen Transformation mit der Einführung der E-Akte Bund. Fabasoft und das Kompetenzzentrum E-Akte Bund unterstützte das BIBB bei dem Einführungsprozess. Im Jahr 2022 wurde das Einführungsprojekt abgeschlossen. Fabasoft stellt das Vorgehensmodell zur Einführung der E-Akte Bund in der mittelbaren Bundesverwaltung vor, das BIBB teilt seine Erfahrung mit den gemachten Erfolgsfaktoren und Herausforderungen im Einführungsprojekt der E-Akte Bund.

Mit dem Bürger im Dialog(Portal) – OZG und die Folgen

• Fritz Zetik, TechTalk GmbH
• Christoph Unger, RUBICON IT GmbH

Mit dem Bürger im Dialog(Portal) – OZG und die Folgen

Fritz Zetik
TechTalk GmbH
Christoph Unter
RUBICON IT GmbH

„Klicken Sie auf „Senden und drucken lassen“ und wir übermitteln Ihnen dann den Antrag per Post, den können Sie dann unterschreiben und bei uns persönlich einreichen“ … kommt Ihnen das bekannt vor? Christoph Unger und Fritz Zetik zeigen Ihnen wie die Anforderungen einer digitalen Gesellschaft an die Öffentliche Verwaltung einfach und medienbruchfrei gelöst werden können. Wir stellen Ihnen ein digitales Portal vor, welches nicht nur Formulare bereitstellt oder auf Wunsch abschickt, sondern auch eine Kollaboration über die Akte via MS Teams ermöglicht und dennoch die gesetzlichen Anforderungen an Rechtssicherheit und Revisionssicherheit erfüllt.

14:30 15:00

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

15:00 16:10

Forum 2 – Change Management – der Schlüssel zum Erfolg der Digitalisierung
Nach dem Rollout fängt die Arbeit erst an
Herausforderungen im Change Management für die E-Akte Bund

Moritz Jacobshagen, Auswärtiges Amt

Nach dem Rollout fängt die Arbeit erst an

Moritz Jacobshagen
Auswärtiges Amt

Die E-Akte Bund birgt mit ihren unzähligen Funktionalitäten zwar großes Potenzial, doch gerade durch diese Vielseitigkeit überfordert sie anfangs regelmäßig die Beschäftigten. In der Folge beobachten wir sowohl eine allgemeine Unternutzung als auch suboptimalen Einsatz der Software.
Im Auswärtigen Amt haben wir eine Vielzahl von Instrumenten erprobt, um dem entgegenzuwirken. Von offen Liveschulungs-Formaten über Selbstlernmodule, von einfachen Teamcoachings bis hin zu monatelanger Begleitung einzelner Arbeitseinheiten durch externe Change Management Beratung. Nach anfänglichem Fokus auf besonders IT-affine und veränderungsbereite Beschäftigte nehmen wir jetzt organisatorische und regulative Änderungen in Angriff, um die E-Akte auch jenseits der Freiwilligkeit systematisch in den Arbeitsprozessen zu verankern.

Eine digitale Verwaltung ohne E-Learning: Ist das sinnvoll?

Julian Ermert und Christin Ankert, European IT Consultancy EITCO GmbH

Eine digitale Verwaltung ohne E-Learning: Ist das sinnvoll?

Julian Ermert und Christin Ankert
European IT Consultancy EITCO GmbH

Möglicherweise – denn die digitale Verwaltung bedeutet auch über die Art der Wissensvermittlung nachzudenken. Neue Software muss den Mitarbeitenden schnell und verständlich vermittelt werden. Neue Teammitglieder brauchen eine fokussierte Einarbeitung, damit sie produktiv in der digitalen Verwaltung ankommen.
Braucht die digitale Verwaltung also zwangsläufig auch digitales Lernen?
Die E-Learning-Experten Christin Ankert und Julian Ermert von der EITCO wagen in ihrem Vortrag eine Analyse. Mit Blick auf die Praxis erkunden sie, an welchen Stellen digitales Lernen dabei unterstützen kann, die „Wachstumsschmerzen“ der Digitalisierung zu lindern.
Das nehmen Sie am Ende des Vortrags mit:
• besseres Verständnis für die Chancen und Grenzen des digitalen Lernens in Verwaltungen
• Anregungen, Ideen und Szenarien für die Nutzung digitaler Lernbausteine in der Praxis
• neue Blickwinkel auf das Lernen in der digitalen Verwaltung

Zwischen historisch und hysterisch – Ein steiniger Weg zur E-Verwaltung

Franziska Hertelt und Luise Dreßler, Stiftung Preußische Schlösser und Gärten

Zwischen historisch und hysterisch – Ein steiniger Weg zur E-Verwaltung

Franziska Hertelt und Luise Dreßler
Stiftung Preußische Schlösser und Gärten

Wir werden digitaler! Das sagte sich 2019 auch die Stiftung Preußische Schlösser und Gärten und beschloss die Einführung der E-Akte in den historischen Gemäuern. Ein Projektteam wurde gegründet, Mittel bereitgestellt, ein erfahrenes Berater:innen-Team hinzugezogen, Konzepte über Konzepte gestrickt und die Belegschaft ausreichend bespaßt. Ein Bilderbuchprojektverlauf, mit einem erfolgreichen Projektende zum Greifen nah. Doch wie in jedem Projekt gibt es auch hier Hürden und Stolpersteine, die es zu überwinden gilt: „Ich habe ja gar keine Akten!“, „Wir haben dafür gar keine Zeit!“, „Unsere Daten sind doch gar nicht sicher!“, „Welches System soll ich denn jetzt nutzen?“, „Bei uns ist das ja ganz anders!“. Dies ist nur eine kleine Auswahl an Sätzen, die uns im Projektverlauf immer wieder begegnet ist. In unserem Vortrag möchten wir auf die möglichen Herausforderungen und „Stolpersteine“ bei der Einführung der E-Akte aufmerksam machen und unsere Lösungswege vorstellen.

16:10 16:40

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

16:40 17:50

Forum 3 – Datenaustausch eAkte mit Fachverfahren
Fachverfahrensanbindung – Der nächste Schritt zur digitalen E-Verwaltungsarbeit

• Jan-Hendrik Goeke, Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen
• Jürgen Ott, IT.NRW

Fachverfahrensanbindung – Der nächste Schritt zur digitalen E-Verwaltungsarbeit

Jan-Hendrik Goeke
Ministerium für Heimat, Kommunales, Bau und Digitalisierung des Landes Nordrhein-Westfalen

Jürgen Ott
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

E-Akte und E-Laufmappe sind ausgerollt. Nun möchten die Fachverfahren angebunden werden. Wie kann diese große Masse der anzubindenden Fachverfahren organisatorisch gehandhabt werden? Und was ist der E-Laufmappen-Konnektor? Erfahren Sie mehr über den nächsten großen Schritt in der Digitalisierung der Landesbehörden NRW.

Praxisbeispiele für OZG-Umsetzungen mit der E-Akte, der Basisinfrastruktur-Komponente FIT-Connect und den angeschlossenen Fachverfahren und Onlinediensten

Hans-Günter Börgmann, PDV GmbH

Praxisbeispiele für OZG-Umsetzungen mit der E-Akte, der Basisinfrastruktur-Komponente FIT-Connect und den angeschlossenen Fachverfahren und Onlinediensten

Hans-Günter Börgmann
PDV GmbH

Die E-Akte erobert die öffentliche Verwaltung. Ziel ist ein effizientes Dokumenten- und Enterprise-Content-Management. Im Vortrag wird anhand von Praxisbeispielen erläutert, wie den Vorgaben des OZG 2.0 effizient und nachhaltig entsprochen werden kann. So werden den Bürgerinnen und Bürger digitale Angebote unterbreitet, die in der Anwendung unkompliziert und durch die konsequente Einbeziehung der digitale Aktenführung auch hohen verwaltungsinternen Ansprüche genügt. Moderne Werkzeuge unterstützen die Digitalisierung von komplexen Verwaltungsprozessen. VIS-Connect ist ein von der Firma PDV GmbH bereitgestellter Schnittstellen-/Verbindungs-Dienst zwischen der Basisinfrastruktur-Komponente FIT-Connect und der E-Akte für einen universellen Datenaustausch zwischen angeschlossenen Fachverfahren und Onlinediensten. VIS-Connect berücksichtigt für den Datentransfer unterschiedliche Leistungsschlüssel aus dem Leistungskatalog (LeiKa) des Föderalen Informationsmanagements (FIM) und ermöglicht damit die Automatisierung differenzierter Verwaltungsabläufe. Zudem stellt VIS-BPMN passgenaue Route-Templates zur visuellen Modellierung von Geschäftsprozessen bereit. Im Vortrag wird die Performance beider Werkzeuge anhand realer Szenarien vorgestellt.

Es wächst zusammen, was zusammen gehört – die civento eAkte

Hagen Schaller und Helena Fux, ekom21 – KGRZ Hessen

Es wächst zusammen, was zusammen gehört – die civento eAkte

Hagen Schaller und Helena Fux
ekom21 – KGRZ Hessen

Begreift man die Digitalisierung der öffentlichen Verwaltung als EIN großes Projekt, kommt man irgendwann zwangläufig an den Punkt der Etablierung funktionaler Schnittstellen. Was bis dahin als Insellösung funktionierte wird so sinnvoll miteinander verzahnt und aus diversen Einzelprojekten entsteht Schritt für Schritt eine einheitliche, aufeinander abgestimmte durchdigitalisierte Verwaltungslandschaft aus einem Guss. Mit der civento eAkte ist nun in Hessen und Rheinland-Pfalz ein wesentlicher Schritt in diese Richtung gelungen, indem man es geschafft hat, die Vorteile einer für jeden verfügbaren Plattform für digitalisierte Verwaltungsprozesse mit denen einer revisionssicheren Langzeitspeicherung der daraus entstandenen Ergebnisse in der eAkte zu kombinieren.

Ab 17:50

Abendveranstaltung im Ausstellerbereich

inkl. Speisen und Getränke

09:00 10:10

Forum 4 – Gesicherter Datenaustausch – Was können elektronische Signaturen leisten?
Signatur- und Siegelplattform von Governikus: DATA Sign – modern, intuitiv und mobil nutzbar, nachhaltig einsetzbar

Marc Horstmann, Governikus GmbH & Co. KG

Signatur- und Siegelplattform von Governikus: DATA Sign – modern, intuitiv und mobil nutzbar, nachhaltig einsetzbar

Marc Horstmann
Governikus GmbH & Co. KG

Verwaltungsmitarbeitende brauchen moderne und intuitiv nutzbare Arbeitsplätze – egal, ob im Büro oder mobil zu Hause oder unterwegs. Durch Siegel und Signaturen optimierte Prozessabläufe ermöglichen eine echte medienbruchfreie Verwaltung. Über das Produkt des IT-Planungsrats Anwendung Governikus können Bund, Länder und Kommunen mit der Signatur- und Siegelplattform Governikus DATA Sign zentrale Siegel- und Signaturdienste und damit eine der zentralen Infrastrukturen für die Ende zu Ende Digitalisierung im Kontext des OZGs und darüber hinaus bereitstellen. Selten war ein Effizienzgewinn für alle Beteiligten so einfach zu realisieren.

eAkte und Kommunikation – Signierter Dokumentenaustausch im elektronischen Geschäftsverkehr auf Basis einer Kollaborationsplattform

Gerrit Berghaus, d.velop AG

eAkte und Kommunikation – Signierter Dokumentenaustausch im elektronischen Geschäftsverkehr auf Basis einer Kollaborationsplattform

Gerrit Berghaus
d.velop AG

Was bedeutet es „richtig“ zu digitalisieren und wie können wir die Potenziale der digitalen Zusammenarbeit voll ausnutzen? Dieser Vortrag beschreibt die Digitalisierung am Beispiel eines Kollaborations- und Signaturprozesses innerhalb des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents und zeigt die Vorteile integrierter Plattformlösungen auf.

Die digitale Signatur für die E-Akte – eine unschlagbare Kombination

Robert Wander, Ceyoniq Technology GmbH

Die digitale Signatur für die E-Akte – eine unschlagbare Kombination

Robert Wander
Ceyoniq Technology GmbH

Dokumente erstellen, bearbeiten, archivieren und schnell wiederfinden.
Klingt einfach? Ist es auch mit der E-Akte nscale eGov!
Fehlt nun noch die digitale Signatur? Wir zeigen Ihnen, wie die Integration dieser in die E-Akte gelingt und wie Sie damit durchgängig digitale Verwaltungsprozesse realisieren.
Dank logischer Verknüpfung von E-Akte und elektronischer Signatur bewältigen Sie die Herausforderungen der täglichen Arbeit im Kontext des OZG ganz ohne Medienbrüche.

10:10 10:50

Kaffeepause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

10:50 – 12:00

Forum 5 – Innovative Konzepte und Künstliche Intelligenz – Was kann KI leisten?

RPA: the Missing Link. Prozessautomation am Beispiel der Raumplanung

Maria Schmalenbach und Arne Schömann, Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

RPA: the Missing Link. Prozessautomation am Beispiel der Raumplanung

Maria Schmalenbach und Arne Schömann
Information und Technik Nordrhein-Westfalen (IT.NRW)

Die eAkte wird intelligent!
Mit KI schon jetzt Nutzen im Behördenalltag stiften und dabei Know-How aufbauen

Martin Möller-Wettingfeld und Dr. Florian Gläser, IMTB Group GmbH

Die eAkte wird intelligent! Mit KI schon jetzt Nutzen im Behördenalltag stiften und dabei Know-How aufbauen

Martin Möller-Wettingfeld und Dr. Florian Gläser
IMTB Group GmbH

KI-Sprachmodelle haben ein enormes Potential, um Bürgerinnen und Bürgern einen besseren Service zu bieten. Auch wenn die rechtlichen Grundlagen noch nicht gelegt sind, können begrenzte und unkritische Anwendungen im Bereich E-Akte und Fachverfahren Nutzen stiften und Know-how aufbauen.
Wir helfen bei der Einordnung der neuen Optionen und erklären, warum es sinnvoll ist, dass die Öffentliche Verwaltung möglichst schnell in die Erprobung und den begrenzten Einsatz von KI einsteigen sollte.

Wie ist der Stand der Digitalisierung in Deutschland? Wann wird die öffentliche Verwaltung endlich effizienter?

Thomas Brown und Roland Jäger, OpenText

Wie ist der Stand der Digitalisierung in Deutschland? Wann wird die öffentliche Verwaltung endlich effizienter?

Thomas Brown und Roland Jäger
OpenText

Die E-Akte hat lange das Zentrum des Verwaltungshandelns bestimmt und ist mit DOMEA das digitale Abbild der analogen dokumentenorientierten Verwaltungsarbeit. Die Verwaltungsarbeit muss sich erneuern und dazu ist die Digitalisierung der erste Schritt gewesen. Der zweite Schritt ist die Einführung digitaler Prozessbegleiter zur Automatisierung und Protokollierung der ständig in Komplexität, Volumen und unter Zeitdruck stehenden Aufgaben. Die Integration von Künstlicher Intelligenz (KI) in E-Akten-Systeme ist ein aufstrebender Bereich, der das Potenzial hat, die Effizienz und Funktionalität von Verwaltungsprozessen deutlich zu verbessern. Ziel ist es unter anderem, Verfahren beschleunigen, Entscheidungen transparenter und Ziele erreichbarer machen – für eine sichere, nachhaltige und den Menschen in den Mittelpunkt stellende zukünftige Verwaltungsarbeit.

12:00 – 13:00

Mittagspause und Gelegenheit zum Besuch der Begleitausstellung

13:00 14:10

Forum 6 – Datenaustausch und behördliche Zusammenarbeit

Mandantenunabhängige, kooperative Zusammenarbeit auf Teamroomebene mit teil-customizing von Objekteigenschaften

Pia Falkenhagen, Bayerische Staatskanzlei

Mandantenunabhängige, kooperative Zusammenarbeit auf Teamroomebene mit teil-customizing von Objekteigenschaften

Pia Falkenhagen
Bayerische Staatskanzlei

Im Vortrag wird ein in der Praxis genutztes Ein-Mandantenkonzept vorgestellt.
Der Vortrag soll zur Anregung von fachadministrativen Anwendungsmöglichkeiten der bekannten Fabasoft eGov-Suite Bayern Funktionen führen. Zusätzlich werden auch durchgeführte customizations an der eAkte aufgezeigt.
Die technologische Besonderheit des vorgestellten Produktivsystems ist die Zusammenkunft der Nutzer aus mehreren Mandanten auf einem zentralen Mandanten, der über die Rollenvergabe angesteuert wird.
Im Vortrag wird gezeigt, wie eine mögliche ressortübergreifende Organisationsstruktur der Fachadministratoren aussehen kann.
Durch zentralisierte Vorlagenvereinheitlichung und zentral gesteuerte und individuell umgesetzte Nutzerverwaltung kann Ressort- und Mandantenübergreifend nach dem Poka-Yoke Prinzip gearbeitet werden.

PDF/A – Allheilmittel der Langzeitspeicherung?

Stefanie Busch, Bundesarchiv

PDF/A – Allheilmittel der Langzeitspeicherung?

Stefanie Busch
Bundesarchiv

Mit der Einführung der elektronischen Akte kommt auch die Herausforderung, die Dokument während der Zeit der Aufbewahrungsdauer teilweise bis zu mehreren Jahrzehnten lesbar zu halten. Eine Lösung hierfür stellt die Konvertierung in das Format PDF/A dar. Doch ist es wirklich sinnvoll alles zu konvertieren? Und welche Versionen des PDF/A-Standards muss man wann anwenden?

Der Vortrag „PDF/A – Allheilmittel der Langzeitspeicherung?“ klärt Sie über die verschiedenen Eigenschaften der PDF/A-Versionen auf und gibt Ihnen Hinweise zu deren Anwendung bei Formatkonvertierung.

Vereinfachung des Austauschs elektronischer Akten zwischen den Behörden und der Justiz

• Ute Walther-Maas, Landeshauptstadt München
• Sebastian Schiek, Oberlandesgericht Stuttgart, BLK-AG IT-Standards

Vereinfachung des Austauschs elektronischer Akten zwischen den Behörden und der Justiz

Ute Walther-Maas
Landeshauptstadt München
Sebastian Schiek
Oberlandesgericht Stuttgart, BLK-AG IT-Standards

E-Akte Einführungen in Behörden sind vielschichtig: Prozesse, Anforderungen, Technologie, Struktur, Veränderungen, Menschen. Hat man das nun geschafft und lehnt sich zurück, kommt schon die nächste Herausforderung um die Ecke geschlichen:
Wie geht die medienbruchfreie Aktenführung nicht nur innerhalb der Behörden, sondern an der Schnittstelle zu den Gerichten? Die von der Behörde übermittelten E-Akten sollten sich möglichst gut in die Verfahrensakte der Gerichte eingliedern, um ein effizientes digitales Verfahren zu ermöglichen.
Ein PDF-Export meiner Akte ist nicht medienbruchfrei? Haben wir nicht das beBPo? Macht beBPo das nicht „automatisch“ – ich lade doch das PDF digital hoch? Was machen das EGVP und die eAkte-Systeme der Justiz mit meinen Uploads? Wie sieht das dann für die Richter:innen aus? Mit diesen Fragen beschäftigt sich ein Projekt der AG IT-Standards mit der Landeshauptstadt München aktuell und berichtet über das, was aktuell passiert und noch kommen soll.

14:10 15:10

Diskussionsrunde „30 Jahre eAkte: Was lernen wir daraus für zukünftige Digitalisierungsprojekte?“

• Dr. Thomas Findeisen, Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung, IT-Dienstleistungszentrum des Freistaats Bayern
• Reiner Gauchel, Eisenbahn-Bundesamt
• Moritz Jacobshagen, Auswärtiges Amt
• Thomas Diefenbach, Infora GmbH
• Rainer Ullrich, Public Consulting Rainer Ullrich GmbH & Co. KG (Moderation)

Ab 15:10

Resümee und Verabschiedung

Forum 4

Ihre Ansprechpartnerin

Sabrina Pasche

Infora GmbH

sabrina.pasche [@] materna.group
Tel.: 0171 6299 016