Die Notwendigkeit der Digitalisierung in der Verwaltung stellt in der Projektarbeit besondere Herausforderungen dar. Feste Haushaltszyklen mit begrenzten Budgets erfordern dabei eine umfangreiche Planung und Steuerung von einzelnen Projekten. Um der damit einhergehenden Komplexität gerecht zu werden, können mithilfe des Multiprojektmanagements mehrere unabhängig voneinander laufende Projekte geplant, überwacht und gesteuert werden.
Diese Aufgabe übernimmt in der Regel die Leitungsebene einer Organisation, sobald mehrere Projekte gleichzeitig durchgeführt werden. Dieser Managementansatz impliziert im Wesentlichen nicht nur die übergreifende Steuerung der Projekte, sondern auch die Abstimmung von einzelnen Projekten, die Konfliktlösung bei Ressourcen, die Koordination von Projektabhängigkeiten sowie die Identifikation von Synergieeffekten. In diesem Zusammenhang trifft die Leitungsebene operative und strategische Entscheidungen. Das Projektportfolio muss zum einem am Kontext der Gesamtstrategie ausgerichtet sein, zum anderen müssen die jeweiligen Projekte auf der operativen Ebene wirtschaftlich erfolgreich durchgeführt werden.
Unser Know-how hat sich in vielen digitalen Verwaltungsprojekten bewehrt, sodass wir insbesondere folgenden Managementaufgaben proaktiv unterstützen:
(Multi-)Projekt- und Programmmanagement
Strategisches Portfoliomanagement
Lieferanten- und Ressourcenmanagement
Businessanalyse
Strategieberatung
Coaching und Entwicklung im Changemanagement
Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Fragen oder konkreten Vorhaben im Bereich Multiprojektmanagement. Wir freuen uns auf Ihre Nachricht!
Im Zusammenhang mit Multiprojektmanagement sind einige Begrifflichkeiten nicht immer eindeutig und können zu Verwirrung führen. Grundlegend sollten die folgenden Bereiche (chronologisch) unterschieden werden
Ein Projekt definiert sich aus einer bestimmten Zielsetzung und zeitlichen, finanziellen sowie personellen Vorgaben. Dadurch grenzt es sich von anderen Projekten ab, was sich auch anhand der jeweiligen Planung zeigt. Das Steuern eines einzelnen Projektes wird demnach als Projektmanagement bezeichnet.
Diese Art des Managements wird durch die zeitlich befristete, parallele Steuerung meherer Projekte mit einer gemeinsamen Zielsetzung innerhalb eines inhaltlichen Programms definiert und dadurch vom reinen Projektmanagement unterschieden. Entsprechend eng sind diese jeweiligen Projekte miteinander verknüpft und können ebenfalls im Rahmen ihrer Erfüllung in einer Abhängigkeit zueinanderstehen.
Im Mulitprojektmanagement werden alle Projekte einer bestimmten Abteilung bzw. Einheit gesteuert. Dieser Ansatz steht über dem Programm- und Projektmanagement und umfasst diese beiden Bereiche. Wie zu vermuten ist, fällt auch das strategische Multiprojektmanagement in diesen Bereich.
Im Rahmen des Protfoliomanagements werden alle Projekte bezüglich der strategischen Organisationsziele gesteuert. Durch den Bezug zum Portfolio ergibt sich daraus eine dauerhafte Managementaufgabe. Die verfügbaren Ressourcen werden dementsprechend organisationsweit priorisiert und zugeteilt.
Da viele Projekte parallel laufen, ergeben sich in Hinblick zu den verfügbaren Ressourcen zwangsläufig Probleme, die es zu lösen gilt. Um die Basis für ein erfolgreiches Multiprojektmanagement zu schaffen, müssen die folgenden Punkte mindestens berücksichtigt werden:
Je nach Ausgangslage und Organisationsform, beeinflussen weitere Faktoren das Multiprojektmanagement. Dazu gehören u. a. die Anzahl der zu steuernden Projekte und deren Abhängigkeiten untereinander, dass zu Verfügung stehende Werkzeug samt Methoden sowie die Steuerung der einzelnen Projektleiter.
Grundlegend lassen sich folgende Phasen unterscheiden, die es in dieser Reihenfolge zu beachten gilt:
Für das Management von Projektportfolios, Programmen und Projekten gibt es die DIN 69909 als grundlegenden Standard. Sie besteht aus vier Teilen:
Mit einem ganzheitlichen Ansatz unterstützen wir ihre Verwaltungsorganisation, um die Vielzahl an unterschiedlichen Programmen und Projekten strukturiert und ergebnisorientiert auszurichten. Für die erfolgreiche Durchführung verbinden wir klassische und agile Methoden des Projekt- und Programmmanagements. Gemeinsam bearbeiten wir mit Ihnen die komplexen Aufgaben des föderalen Umfelds und fassen diese in einem nachhaltigen Multiprojektmanagement zusammen, sodass Sie die Kontrolle über Ihre Projektlandschaft behalten.
Wir orientieren uns hierbei am Scaled Agile Framework (SAFe®), was die weltweit führende Methode zur Skalierung von agilen und schlanken Management-Praktiken ist. Der Übergang zu agilen Herangehensweisen ist in der öffentlichen Verwaltung eine besondere Herausforderung. Doch mithilfe dieses übergreifenden und verbindenden Skalierungsansatzes ist die digitale Transformation Ihrer Verwaltung möglich: Unsere Experten erarbeiten mit Ihnen gemeinsam den optimalen Fahrplan eines effizienten Multiprojektmanagements, der auf Ihre Strukturen und Prozesse zugeschnitten ist.
Wir agieren nach anerkannten und erprobten Projektmanagement-Methoden, die in der öffentlichen Verwaltung zu erfolgreichen Lösungen geführt haben.
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