Organisationentwicklung mit Infora

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Die Organisation im digitalen Wandel

Nicht erst seit der Corona-Pandemie findet eine gesellschaftliche Entwicklung statt, die nicht nur in Unternehmen, sondern auch in der öffentlichen Verwaltung für eine Veränderung sorgt. Der demografische Wandel und die Digitalisierung sind in diesem Zusammenhang die Treiber dieses Veränderungsprozesses. Unter den veränderten Rahmenbedingungen muss sich die öffentliche Verwaltung weiterentwickeln und passgenaue Lösungen finden. Nur so ist es möglich, die gestiegenen Anforderungen und Ziele erfolgreich zu meistern.

Erfolg ist das Ergebnis gelungener Organisationsentwicklung

Die Anpassung und Weiterentwicklung der Verwaltungsorganisation ist hierbei überlebensnotwendig und als ein ganzheitlicher Veränderungsprozess für die gesamte Organisation zu verstehen, der alle relevanten Schnittstellen (Ressourcen, Strukturen etc.) einbezieht. Entscheidend ist, dass kulturelle und verhaltensbezogene Veränderungen kein Tabu sein dürfen. Agilität, bzw. eine agile Ausgestaltung, ist hierbei das zentrale Stichwort: Nur wenn die notwendigen Freiräume für das Personal geschaffen sind, können sich daraus proaktiv die nächsten Entwicklungsschritte ergeben. Im Idealfall erneuert sich die Verwaltungsorganisation dann von innen heraus und ist dementsprechend eine lernende Organisation. Mit diesem Ziel eine lernende Organisation zu werden, gelingt auch eine Anpassung an aktuelle Rahmenbedingungen.

Unsere Leistungen im Bereich Organisationsentwicklung

Analyse Organisationskultur

Optimierung Organisationsstruktur

Management Aufgabenportfolio

Personalbedarfsbemessungen

Prozessmanagement

Management und Umsetzung

Organisationsentwicklung mit INFORA

Gerne unterstützen wir Sie bei Ihren Fragen im Bereich Organisationsentwicklug. Schreiben Sie uns gerne eine Nachricht!

Expertise und Methodenkenntnis für die Organisationsentwicklung

Formen der Organisationsentwicklung

Es gibt eine Vielzahl an Möglichkeiten, wie sich Organisationsentwicklung darstellt und wie man ihr begegnet. Für uns dient das Handbuch für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung des BMI und des Beratungszentrum des Bundes (BVA) als Blaupause und Modell, um Organisationsprojekte in der Verwaltungslandschaft partnerschaftlich zu begleiten. Hierbei werden Fragestellungen zur Aufbau- und Ablauforganisation, Aufgabenkritik, Personalbedarfsermittlung, Prozessoptimierung sowie Projekt- und Qualitätsmanagement beantwortet.

Methoden

Aus unserer langjährigen Erfahrung heraus lassen sich u. a. folgende Methoden für die Entwicklung einer Gesamtstrategie praxisnah anwenden:

  • Prozessmanagement nach BPMN 2.0
  • Geschäftsprozessmanagement nach DIN SPEC 90158
  • Risikomanagement nach der ISO-Norm 31000
  • Grundsätze für die Verwaltungsorganisation laut Rechnungshöfe des Bundes und der Länder

Das Zusammenspiel dieser Instrumente funktioniert dann am besten, wenn eine unabhängige Instanz alle Beteiligten zusammenbringt und moderierend begleitet. Insbesondere durch die Neutralität gelingt es, die angestrebten Veränderungen aller Beteiligten und Instanzen gleichermaßen zur berücksichtigen und daraus ein gemeinsames Ziel zu definieren.

Bausteine für Ihre Organisationsentwicklung

Analyse und Gestaltung der Organisationskultur

Wir unterstützen die öffentliche Verwaltung mit unseren Leistungen, um Ihre Organisationskultur zielgerichtet zu beeinflussen und zu gestalten, aber auch um die Chancen der Digitalisierung erfolgreich zu realisieren und entsprechende Risiken zu minimieren. Basierend auf unseren verschiedenen Modulen und Leistungen erarbeiten wir ein zielgerichtetes Konzept.

Drei Module machen unser Leistungsportfolio im Bereich Organisationskultur aus:

  1. Analyse bestehender Organisationskultur
  2. Soll-Konzeption von Organisationskultur
  3. Zielgerichtete und nachhaltige Veränderung der Organisationskultur.

Mit unseren Leistungen erhalten Beschäftigte einen Orientierungsrahmen für ihr Handeln. Zudem identifizieren wir, welche Aspekte und damit begleitenden Maßnahmen besonders relevant sind, um Veränderungen erfolgreich anzugehen. Schließlich verzahnen wir die Organisationskultur systematisch mit der Personalarbeit.

Analyse und Optimierung der Organisationsstruktur

 

Unser Anspruch bei der Analyse und Optimierung der Aufbauorganisation besteht darin, die Strukturen einer Organisation kriteriengeleitet zu bewerten und zu verbessern. Wir gehen nicht jeden Trend sofort mit, aber wir gehen auch keinem aus dem Weg, wenn es für diesen gute Gründe gibt.

Unser Leistungsspektrum für die Aufbauorganisation umfasst folgende Module:

  1. Erhebung und Bewertung der bestehenden Aufbauorganisation
  2. Soll-Konzeption der zukünftigen Aufbauorganisation und Begleitung bei deren Realisierung
  3. Steuerungs- und Interaktionskonzepte als zweite Ebene der Aufbaustruktur.

So gewährleisten wir, dass in Organisationen klare und transparente Verantwortlichkeiten bestehen und Führung durch angemessene Leitungsspannen unterstützt wird. Gleichzeitig wird die Qualität der Arbeitsergebnisse durch optimierte Aufgabenverteilungen und -zuschnitte, die Reduktion von Schnittstellen und die Sicherstellung des AKV-Prinzips verbessert. Unsere aufbauorganisatorische Beratung steigert die Wirtschaftlichkeit einer Organisation, indem ihre Einheiten hinreichend groß bei möglichst wenig Hierarchieebenen aufgebaut werden. Zudem verzahnen wir die aufbauorganisatorischen Entscheidungen mit denjenigen zur Ablauforganisation. (Link Prozessmanagement)

Management des Aufgabenportfolios

 

Unser Management des Aufgabenportfolios zielt darauf ab, von der öffentlichen Verwaltung wahrgenommene Aufgaben unter der Fragestellung zu überprüfen,

  • ob die Aufgabe überhaupt, teilweise oder gar nicht (mehr) wahrgenommen werden muss (Zweckkritik) und
  • ob die Art der Aufgabenwahrnehmung sachgerecht und wirtschaftlich erfolgt (Vollzugskritik).

Wir orientieren uns bei der Durchführung von Aufgabenkritiken an den Vorgaben des „Handbuch[s] für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung“ (Kapitel 3). Unser Konzept basiert dabei auf der Durchführung eines 5-Phasen-Modells:

  1. Erstellung des Aufgabenkatalogs
  2. Bewertung der Notwendigkeit von Aufgaben
  3. Untersuchung des Leistungsumfang von Aufgaben
  4. Analyse der Aufgaben-Träger
  5. Evaluierung der Aufgabenerledigung

Unser Anspruch ist, ein zukunftssicheres Aufgabenprofil für jede Organisation zu entwickeln und somit das Maß an organisatorischer Planungssicherheit und Steuerungsfähigkeit zu steigern. Mit den Ergebnissen aus der Aufgabenkritik aktualisieren wir Organigramme und Geschäftsverteilungspläne. Zudem liefern wir relevante Bausteine für die Etablierung eines Personal- und Prozessmanagements. (Verlinkung)

Personalbedarfsbemessungen

 

Unser Anspruch bei der Personalbedarfsermittlung besteht darin, auf revisionssicherer Methodik den erforderlichen Bedarf an Mitarbeitern festzustellen und zu begründen. Wir orientieren uns dafür an den Vorgaben des „Handbuch[s] für Organisationsuntersuchungen und Personalbedarfsermittlung“ (Kapitel 5) sowie denjenigen der Rechnungshöfe.

Die operative Ausführung von Personalbedarfsbemessungen erfolgt bei uns in fünf Schritten:

  1. Aufgabenkatalog erstellen
  2. Erhebungsmethode definieren
  3. Ist-Zustand feststellen
  4. Soll-Szenarien einspielen
  5. Kennzahlen ermitteln.

Unsere Beratung liefert im Ergebnis nicht nur Aussagen zum derzeitigen und zukünftigen Personalbedarf, sondern etabliert zugleich eine aufgabenbezogene Perspektive auf die Organisation. Auf diese Weise werden wichtige Grundlagen für die Etablierung eines Personal- und Kompetenzmanagements und der Zusammenhang zwischen Strategie, Prozessen und Personalressourcen in der Organisation systematisch hergestellt.

Prozessmanagement

Konzeptionell orientieren wir uns im Prozessmanagement am Vorgehensmodell der DIN SPEC 90158, das wir selbst entwickelt haben. Wir erarbeiten für die öffentliche Verwaltung sowohl ein strategisches als auch operatives Prozessmanagement und unterscheiden dabei zwei wesentliche Module:

  1. Prozessmanagement konzipieren, einrichten und an die Organisation anpassen
  2. Prozessmanagement in die Organisation integrieren und leben.

Besonderen Wert legen wir darauf, eine systematische und kriteriengeleitete Abstimmung vorzunehmen, welche Prozesse a) von Menschen, b) digitalisiert und c) automatisiert erfolgen sollen und vor allem, wie diese drei Komponenten sinnvoll und nachhaltig aufeinander abzustimmen sind. Unsere Kunden verfügen nach unserer Beratung über einheitlich und transparent beschriebene Prozesse, die auf Effizienz und Effektivität hin optimiert worden sind. Sie vernetzen so Ihre Ablauf- mit der Aufbau- und der IT-Organisation. Benutzer- und Kommunikationsschnittstellen sind aus datenorientierter Sicht gestaltet und die Abläufe können bei Bedarf in Echtzeit gesteuert und ausgewertet werden.

Strategie – Management und Umsetzung

Wie sich Behörden auf Veränderungen frühzeitig vorbereiten, dafür langfristige Gesamtkonzeptionen erarbeiten und diese systematisch umsetzen können, ist Gegenstand unserer Beratungsleistungen in der Strategieerarbeitung und -umsetzung mittels Managementansätzen.

Konzeptionell nutzen wir dafür Modelle geschlossener Steuerungskreisläufe und systemische Organisationsansätze. Im Zentrum unserer Beratungsleistungen steht die Erarbeitung von Zielsystemen und deren Implementierung mit aufeinander abgestimmten Managementansätzen:

  1. Definition eines Zielsystems, Anbindung an eine Organisationsentwicklungsstrategie
  2. Controlling
  3. Qualitätsmanagement
  4. Risikomanagement

 

Der Nutzen unserer Leistungen besteht darin, dass Organisationen aus der öffentlichen Verwaltung ihre strategische Planung mit einer Organisations(-entwicklungs-)strategie verzahnen können und dass sie informierte Entscheidungen treffen auf der Grundlage objektivierter Einflussfaktoren und deren Zusammenhänge. Durch die systematische Abstimmung von quantitativen und qualitativen Ansätzen gelangen sie mittelfristig in eine kontinuierliche Verbesserung der Organisation als Ganzes.

Die Vorteile eines externen Partners

Unsere Berater haben für Ihre Verwaltungsorganisation den großen Vorteil, dass sie Ihnen helfen können, die eigene Betriebsblindheit zu überwinden. Wir brechen gemeinsam mit Ihnen unhinterfragte Denk- und Verhaltensmuster auf, die einer Weiterentwicklung im Weg stehen. Neben fundiertem Know-how im Prozess -und Projektmanagement, unterstützen wir Sie sowohl strategisch als auch strukturell und stehen Ihnen konzeptionell als verlässlicher Partner bei der Planung, Ausführung und Kontrolle Ihrer Organisationsprojekte proaktiv zur Seite.

Wir beraten individuell und zukunftsorientiert

Unsere Beratung zur Organisationsentwicklung folgt den Vorgaben und Empfehlungen von BMI und BVA. Wir adaptieren diesen Ansatz in eine Infora-spezifische Methode mit folgenden Vorteilen für Sie und Ihre Behörde:

  • Unsere Projekte erfüllen alle Revisions- und Methodenanforderungen (etwa für die Bundesbehörden).
  • Wir knüpfen an ein praxiserprobtes Modell für die Organisations-Analyse und die Organisations-Gestaltung an.
  • Wir verfügen über hinreichend flexible Ausgestaltungsmöglichkeiten und bleiben kompatibel zu anderen Standards.
  • Wir sprechen eine einheitliche und gemeinsame Sprache mit unseren Kunden.

Ein Projekt aus der Praxis – MWAE

Ministerium für Wirtschaft, Arbeit und Energie, Referat – Bergbau, Geologie und Rohstoffe

Kurzbeschreibung

Veränderte rechtliche Rahmenbedingungen und ein kontinuierlicher Zuwachs an arbeitsintensiven Aufgaben wirken sich unmittelbar auf die Strukturen, Aufgaben und Prozesse des LBGR aus und machen vielfältige Anpassungen notwendig.

Aufgabe der Infora

Durchführung einer Organisationsuntersuchung und Personalbedarfsermittlung für das Landesamt für Bergbau, Geologie und Rohstoffe Brandenburg.

  • Untersuchung der Aufbau- und Ablauforganisation
  • Analyse der Personalausstattung

Projektphasen

  • Aufgabenkritik, Modellierung von Geschäftsprozessen im IST
  • Personalbedarfsermittlung inkl. Erfassung und Analyse des Personalbestands
  • Modellierung und Beschreibung von Geschäftsprozessen im SOLL
  • Optimierung der Aufbauorganisation
  • Entwicklung eines Handlungsplans

Methoden

  • Stakeholder-Analyse
  • Informations- und Kommunikationskonzept
  • Aufgabenkritik
  • Geschäftsprozesserhebung und -optimierung
  • Personalbedarfsbemessung
  • Szenario-Analyse
  • Maßnahmenplanung

Kontakt

Ansprechpartner Organisationsentwicklung

Infora GmbH
Dr. Markus König