Prozessmanagement ist die Management-Disziplin, die durch Technologien unterstützt eine effiziente und qualitativ hochwertige Ausführung der Verwaltungsprozesse ermöglicht. Nur durch die Kenntnisse und Optimierung der Verwaltungsprozesse lässt sich die digitale Transformation in den Behörden erreichen. Das Prozessmanagement stellt das Bindeglied zwischen der fachlichen Kundenseite und der technischen IT-Implementierungsberatung dar. Mit Prozessmanagement lassen sich durchgängige digitale und integrierte Prozesse bedarfsgerecht und effektiv umsetzen. Als Grundlage für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung schaffen wir als Infora durch Geschäftsprozessoptimierung messbare und nachhaltige Mehrwerte. Als Vordenker für Behörden konzipieren wir gemeinsam Lösungen insbesondere zur Prozessautomatisierung, zum Beispiel mittels des Einsatzes von Low-Code-Plattformen.
Low-Code-Plattformen fördern die Automatisierung der Verwaltungsprozesse
Low-Code-Plattformen ermöglichen durch vorgefertigte Programmfunktionen die Automatisierung von Verwaltungsprozessen. Die Low-Code-Umsetzung versetzt das fachliche Verwaltungspersonal ohne umfangreiche Programmierkenntnisse in die Lage, Anwendungen und Software-Lösungen interaktiv, visuell und deklarativ flexibel und agil einzusetzen. Die visuelle Benutzerführung, Drag-and-Drop-Funktionalitäten und standardisierte Module beschleunigen und vereinfachen die Entwicklung enorm. Dies führt zu schnelleren Einführungszeiten und niedrigeren Entwicklungsaufwänden. Die direkte Beteiligung der Verwaltungsmitarbeitenden an der fachlichen Anwendungsentwicklung ist der entscheidende Hebel, um den Schatz der Automatisierung der Verwaltungsprozesse bedarfsgerecht zu heben. Die Anforderungsumsetzung und Prozessoptimierung erfolgt bei den Fachbereichen der Behörden. Bei jeder weiteren Umsetzung werden nachnutzbare Mehrwerte für die Verwaltung geschaffen.
Ihre Experten für Prozessmanagement
Sie haben Fragen oder benötigen Unterstützung im Bereich Prozessmanagement? Unser Team ist gerne für Sie da!
Unsere Leistungen
Strategisches Prozessmanagement für die digitale Transformation
Geschäftsprozessoptimierung als Grundlage für die Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Prozessautomatisierung
Anforderungsmanagement für Prozessdigitalisierung
Machbarkeits- und IT-Reifegradanalysen
Strategisches Prozessmanagement für die digitale Transformation
Das umfassende Geschäftsprozessmanagement und die Ende-zu-Ende-Digitalisierung haben die höchste Priorität bei unseren Kunden der öffentlichen Verwaltung. Geprägt durch die aktuellen Krisen bildet ein strategisches Prozessmanagement das Fundament, um die Adaptionsfähigkeit und damit die Resilienz der Verwaltungsdienstleistung zu gewährleisten.
Einführung eines strategischen und wirkungsvollen Prozessmanagements für die digitale Transformation mit den folgenden Elementen:
- Strategische Ausrichtung und Steuerung von Digitalisierungsvorhaben mit klarer Transformationsstrategie und messbaren Zielen
- Bekenntnis zur medienbruchfreien digitalen Verwaltungstätigkeit
- Internes Kommunikations-, Veränderungs- und Akzeptanzmanagement
- Technologische Infrastruktur für digitale Anforderungen
- Weiterbildung des Behördenpersonals, insb. digitale Kompetenzen
Geschäftsprozessoptimierung als Grundlage zur Ende-zu-Ende-Digitalisierung
Behörden schaffen mit Geschäftsprozessmanagement die Voraussetzung für die Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben. Nur optimierte Verwaltungsprozesse unterstützt durch eine moderne IT-Infrastruktur ermöglichen die Sicherstellung des laufenden IT-Betriebs und die effiziente und effektive Einführung neuer Fachverfahren. Damit wird die Grundlage für die medienbruchfreie Zusammenarbeit der Verwaltungsebenen unter Nutzung der IT-Basisdienste und IT-konformer Fachverfahren geschaffen.
Optimierung der fachlichen Geschäftsprozesse im Hinblick auf die Digitalisierung und medienbruchfreie Verarbeitung von Daten mit Hilfe der folgenden Elemente:
- Optimierung der fachlichen Verwaltungsprozesse im Hinblick auf die Digitalisierung und Individualanforderungen
- Potenzial- und Schwachstellen-Analyse der Prozesse, IT-Verfahren, Dokumente bzw. Informationen und der Organisation inkl. Normen-Screening
- Einheitliche Methodik bei der Prozesserhebung und Sollkonzeption nach Modellierungskonventionen z. B. nach BPMN 2.0 und/oder EPK
- Entwicklung technischer Sollprozesse auf Grundlage von IT-Architektur- bzw. System- und Management-Standards
Prozessautomatisierung
Die Verwaltung muss mit geringeren Personalkapazitäten mehr und service-orientierte Verwaltungsleistungen erbringen. Prozessautomatisierung ist ein elementarer Baustein, um diesen Herausforderungen gerecht zu werden. Für die öffentliche Verwaltung ist die Entscheidung zur Auswahl aus einer Vielzahl von Lösungs- bzw. Plattformvarianten für die Automatisierungsszenarien eine essenzielle Frage. Neben der Auswahl passender Geschäftsprozesse muss die Erwartungshaltung innerhalb der Organisation an die Automatisierung ermittelt und geprüft werden. Die Einsatzszenarien sind eng mit der Bereitstellung in komplexer IT-Infrastruktur und Software-Architektur verbunden. So muss vorab zusätzlich zur Budgetierung evaluiert werden, wie der Support, die Bedienung und Weiterentwicklung der IT-Automatisierungswerkzeuge erfolgt und welches Fachwissen bzw. welche personellen Ressourcen dauerhaft vorzuhalten sind.
Wir bieten eine ganzheitliche Betrachtung der Einsatzszenarien zur Prozessautomatisierung für Behörden mit folgenden Leistungselemente an:
- Prozessanalyse zur Auswahl geeigneter Verwaltungsprozesse auf Grundlage der Identifikation von Schwachstellen und Automatisierungspotenzialen
- Konzeption inkl. Zieldefinition hinsichtlich Kriterien-Auswahl wie z. B. Effizienzsteigerung oder höhere Servicequalität
- Produktneutrale Technologieauswahl insb. Skalierbarkeit, Compliance, Sicherheitsbewertung anhand einer Kosten-Nutzen-Analyse bzw. Wirtschaftlichkeitsbetrachtungen für Prozessautomatisierung
- Umsetzungs- und Organisationsberatung zur Digitalisierung von Fachverfahren, Etablierung einer Low-Code Plattform oder anderer Prozessautomatisierungs-Lösungen wie z. B. Prozess-Engines
Anforderungsmanagement für Prozessdigitalisierung
Auf Grundlage der fachlichen, organisatorischen und technischen Anforderung der öffentlichen Verwaltungen leiten unsere ausgebildeten Beraterinnen und Berater nach der Requirements-Engineering-Methode IREB CPRE die funktionalen und nicht-funktionalen Anforderungen präzise her. Diese werden analysiert und strukturiert aufbereitet gemäß agilen und klassischen Vorgehensmodellen. Dabei berücksichtigen wir alle relevanten Anforderungen der zu digitalisierenden Verwaltungsprozesse sowie kundenspezifische Standardwerkzeuge zur Prozessmodellierung und Anforderungsdokumentation. Wir beraten bei der Planung, Durchführung, Moderation und Evaluierung von IT- und Digitalisierungsprojekten in den Rollen des agilen Coaches oder Anforderungsanalysten.
Wir bieten das folgende Leistungsspektrum
- Produktneutrale Anforderungserhebung/-spezifikation und Dokumentation nach IREB CPRE
- Anforderungsanalyse und -konzeption zur Verwendung für ausschreibungsfähige Vergabeunterlagen mit innovativen Methodiken (Design Thinking, Digitallabore etc.)
- Testkonzeption nach ISTQB inkl. Festlegung der Abnahmekriterien für digitale Fachverfahren
- Agiles und klassisches Anforderungsmanagement zur Umsetzung von Digitalisierungsprojekten
Machbarkeits- und Reifegradanalysen
Digitalisierungsprojekte in der öffentlichen Verwaltung benötigen Machbarkeits- und Reifegradanalysen, um die digitale Transformation erfolgreich umzusetzen. Es werden unrealistische Erwartungen bzgl. der Digitalisierung vermieden sowie organisatorische, personelle oder technologische Chancen und Engpässe frühzeitig identifiziert. Durch eine umfassende Machbarkeitsuntersuchung wird das Risikomanagement effizient unterstützt, um ein Minimum der Risiken und deren Eintrittswahrscheinlich zu erreichen. Zudem werden Priorisierungen von Projektmaßnahmen und eine effiziente Budgetplanung gewährleistet. Das bessere Stakeholdermanagement führt zu messbaren Digitalisierungszielen, z. B. eine nutzerzentrierte, integrierte Zielvision und Digitalisierungsstrategie.
Machbarkeits- und Reifegradanalysen erhöhen massiv die Erfolgsaussichten für Verwaltungsdigitalisierung mit den folgenden Komponenten:
- Prozessreifegradanalyse zur Prozessautomatisierung
- Bewertung organisatorischer und personeller Rahmenbedingungen und Ableitung von Handlungsempfehlungen
- Wirtschaftlichkeitsbetrachtung nach IT-WiBe Bund Methodik
- IT-Service-Management nach ITIL V4
- Projekt- und Budgetcontrolling inkl. Risikomanagement
- Transformations- und Multiprojektmanagement
Ein Projekt aus der Praxis – Berliner Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege (SenWGP)
Ausgangslange
Im Beratungsprojekt „Geschäftsprozessoptimierung Gesundheit“ in der Senatsverwaltung für Wissenschaft, Gesundheit und Pflege wurden die Voraussetzung zur Umsetzung von Digitalisierungsvorhaben bereitgestellt. Zudem wurde die Sicherstellung des laufenden Betriebs und die Einführung neuer Fachverfahren vorbereitet.
Aufgabe der Infora
Die Infora hat als Projektleitung das Ziel, die fachlichen Prozesse im Hinblick auf die Digitalisierung zu optimieren und die Voraussetzungen für die medienbruchfreie Zusammenarbeit der Verwaltungsebenen unter Nutzung der IKT-Basisdienste und IKT-konformer Fachverfahren zu schaffen.
Projektphasen (Auswahl):
- Projektinitialisierung: Kick-off, Projektplanung, Prozess-Methodenworkshop
- Ist-Analyse: Dokumentenanalyse, Prozesslandkarte, Prozesspriorisierung,-erhebung, -modellierung
- Soll-Konzeption: Prozessoptimierung und Potential- bzw. Schwachstellenanalyse, Soll-Prozessmodellierung, Maßnahmenplanung
- Abschlussbericht
Methoden:
- Normen-Screening, Prozessworkshops, Schnittstellenanalyse, IT-Architektur, Kennzahlenerhebung
- Prozessmodellierung nach BPMN 2.0 und Berliner Modellierungskonvention mit ADONIS NP
- Identifikation von Optimierungspotenzialen
- Entwicklung technischer Sollprozesse nach IT-Architektur- bzw. Managementstandards